Het kantoor verbouwen. Voor sommige bedrijven hoogst noodzakelijk, voor andere bedrijven een luxe. Elke bedrijfseigenaar, facilitaire manager of beheerder stelt zich op een bepaald moment in het proces de vraag: “kan ik dit zelf, of moet ik het project uitbesteden?”
In dit artikel gaan we in op de voor- en nadelen van het uitbesteden van jouw kantoor verbouwing. Het is een ingrijpende gebeurtenis, en soms bepalend voor de toekomst van jouw bedrijf. Daarnaast is een complete verbouwing een aanzienlijke investering en daarom moet er een weloverwogen beslissing gemaakt worden. Wij helpen je alles op een rij te zetten.
Voordelen van uitbesteden
We starten met de voordelen van het uitbesteden van jouw kantoor verbouwing.
Wanneer je de verbouwing volledig uitbesteedt, ga je in eerste instantie met meerdere partijen om tafel om hun voorstellen aan te horen. Zij vertellen hoe zij de kantoor verbouwing voor zich zien en hoe zij die samen met jou gaan realiseren. Alle wensen, eisen en eventuele struikelblokken komen voorbij in deze eerste gesprekken. Planeka is zo’n partij.
Na het maken van een keuze werk je het gedurende het hele project samen met dit specialistische bedrijf, wat voor jou de verbouwing uit handen neemt. Maar wat zijn de voordelen hiervan?
Mogelijkheden snel in kaart
In de fase waarin je voorstellen ontvangt wordt het hele kostenplaatje al snel in kaart gebracht. Je weet daarom al snel wat wel en niet mogelijk is binnen het gestelde budget. De partij die je inhuurt kan snel een inschatting maken van wat de verbouwing gaat kosten.
De start van een kantoorverbouwing in Rotterdam. Zie hier het volledige project en eindresultaat.
Wil je meer dan wat er in het beoogde budget past? Dan kan er samen met de andere partij waarschijnlijk makkelijk een oplossing gevonden worden om alsnog binnen het budget te blijven, zonder al te veel concessies te hoeven doen. Door goed naar elkaar te luisteren, kan een ervaren bedrijf al snel op een rij zetten wat wel en niet mogelijk is, en waar makkelijk op bespaard kan worden.
Snelle verbouwing
Wanneer je zelf een verbouwing gaat realiseren, loop je al snel tegen problemen aan. Zo moet je leren waar je allemaal aan moet denken en komen er onderdelen van de verbouwing naar boven waar je geen kennis van hebt. Dit betekent dat de aanloopfase al veel tijd kost. Het in kaart brengen van het project wordt zo al erg ingewikkeld.
Tijdens het project zijn er dan ook altijd onverwachte zaken voor een onervaren persoon leider van de verbouwing. Je leert jezelf namelijk als het ware een nieuw vak aan, en dat betekent dat er veel onbekende factoren zijn.
Een partij die de complete verbouwing aanneemt kan snel schakelen en opereert met kennis en ervaring. Veel problemen zijn vooraf bekend en ook verborgen kosten worden gelijk in kaart gebracht. Zo kom je niet voor verrassingen te staan en wordt de verbouwing binnen kortere tijd gerealiseerd.
Specialisme tegen lage kosten
Heb je iemand op de facilitaire afdeling, of ben je juist de facilitair leidinggevende die de verbouwing moet realiseren? Dan heb je meestal te maken met een generalist. Dit is iemand die veel kennis heeft van het facilitaire vak, maar niet specialistisch te werk kan gaan door zijn brede kennis.
Door een bedrijf als Planeka in te schakelen, neem je specialisme aan. Dit bedrijf schakelt specialisten in waarvan ze weten dat ze goed werk leveren. Deze specialisten zijn vaak zelfs in dienst van het bedrijf. Door jarenlange ervaring weet een bedrijf precies met wie ze werken en kennen ze de marktconforme tarieven.
Daarnaast is het vaak zo dat het specialisme tegen een voordeliger tarief wordt ingekocht, dan wanneer je dit zelf doet. Zo bespaar je op je project zonder dat je het zelf door hebt. Uiteraard wordt er met marges gewerkt, waardoor het prijsverschil tussen zelf inkopen en uitbesteden minimaal is. De grootste besparing is daarom ook tijd en betrouwbare partijen leveren diensten tegen eerlijke prijzen.
Je koopt dus de beste specialisten in, tegen een aantrekkelijk tarief. Er bestaan geen zorgen over het kiezen van de juiste partij, en betaalt ook nog eens de juiste prijs.
Hoge kwaliteit
Een derde partij die de kantoor verbouwing uit handen neemt herkent kwaliteit. Vaak ken je bijvoorbeeld de producten uit een offerte niet en weet je niet direct of iets goed geïnstalleerd wordt.
Een bedrijf wat de verbouwing uit handen neemt weet wat er wordt aangeboden en ziet of werk goed wordt uitgevoerd. Zo weet je waar je voor betaalt en of de verbouwing duurzaam is. Deze kennis is onbetaalbaar, want er is niks erger dan na een jaar zien dat de gebruikte materialen in je kantoor al beginnen te verouderen.
Een verbouwing in Roosendaal, waar er ruimte was voor een keuken voor het personeel. Kijk voor het volledige project in ons portfolio.
Problemen onderweg snel opgelost
Bij een grootschalige verbouwing loop je gegarandeerd tegen problemen aan. Naast je dagelijkse werkzaamheden kom je dan ook nog voor de klus te staan om deze problemen op te lossen.
Door een partij in te huren die het hele project overziet, worden deze problemen opgelost zonder dat je moet ingrijpen.
Zelf ben je lang bezig met het oplossen van onverwachte problemen. Je moet kijken wie het probleem heeft veroorzaakt, een oplossing zoeken en uiteindelijk alles afhandelen. Door de complete verbouwing uit te besteden worden deze zorgen uit handen genomen.
Onderhoud
Het onderhoud kan vaak ook worden ondergebracht bij de verbouwer van jouw kantoor. Bij Planeka worden bijvoorbeeld altijd onderhoudspakketten aangeboden bij een verbouwing. Dit is van essentieel belang als jij zo lang mogelijk van jouw nieuwe kantoor wil genieten.
Als jij de kantoor verbouwing uitbesteedt, is het ook slim om het onderhoud bij de verbouwer onder te brengen. Hij weet namelijk precies waar op gelet moet worden en wat er gevoelig is voor snelle slijtage door intensief gebruik.
Binnen een onderhoudscontract spreek je af dat de verbouwer steeds binnen een afgesproken termijn terugkeert voor controle van het kantoor. Zijn er bijvoorbeeld kapotte onderdelen of tekenen van slijtage, dan wordt dit opgelost voordat het een onherstelbaar of kostbaar probleem wordt.
Oplossingen huidige werkplekken
Een verbouwing is vaak het renoveren van het huidige kantoor. In veel gevallen gaat het dan ook om de verbouwing van de huidige werkplekken van jouw werknemers.
Je wil dat jouw werknemers niet gehinderd worden door de verbouwing en gewoon door kunnen werken. Dit probleem is iets waar een specialistisch bedrijf vaak mee te maken heeft gehad. Doorgaans kan er dan ook zo worden gepland dat werknemers zoveel mogelijk worden ontzien, of kan er een andere oplossing worden bedacht waardoor werknemers gewoon door kunnen werken.
Nadelen uitbesteden kantoor verbouwing
Er zitten ook nadelen aan het uitbesteden van jouw kantoorverbouwing. Wij zetten de belangrijkste nadelen voor je op een rij.
Gevoel dat je controle verliest
Wanneer je de complete verbouwing uit handen geeft, lijkt dit het opgeven van controle te betekenen. Sommige bedrijven zullen misschien beslissingen op eigen initiatief nemen, zonder te overleggen.
Bij Planeka gaat er zoveel mogelijk in overleg, zodat jij als klant uiteindelijk het laatste woord hebt in wat er gebeurt.
Je wil voorkomen dat je controle verliest en dit is waarom je het volste vertrouwen moet hebben in de communicatie van jouw partner. Wanneer je denkt dat er niet goed gecommuniceerd gaat worden tijdens de verbouwing, dan is dit een slecht teken.
Zorg ervoor dat de samenwerking vanaf het begin goed voelt, en dat communicatie bij beide partijen hoog in het vaandel staat. Zo kom je niet snel voor verrassingen te staan en behoud je controle over de verbouwing.
Betalen voor het bij elkaar brengen van partijen
Bedrijven die twijfelen om een externe partij in te schakelen voor hun verbouwing, hebben vaak het gevoel dat ze alleen betalen voor een bedrijf wat verschillende partijen bij elkaar brengt. Dit gevoel is vaak onterecht, maar begrijpelijk.
Wanneer je een partner inschakelt die de verbouwing overneemt, neem je een partij aan met kennis en ervaring in iets wat je waarschijnlijk voor het eerst doet. Een project kent vele verborgen kosten en onderdelen waar je niks van weet. Een extern bedrijf brengt alles in kaart en zorgt ervoor dat de hele tijdsplanning realistisch is en wordt gehandhaafd.
Budget en tijd zijn vaak de belangrijkste factoren die in acht worden genomen tijdens een kantoor verbouwing. Tegelijk zijn dit ook de lastigste factoren om zelf in te schatten en onder controle te houden. Een bedrijf als Planeka garandeert dat een project wordt afgerond binnen het afgesproken budget en tijdsframe.
Is het niet mogelijk om dit project af te ronden binnen het gewenste budget en tijdsframe, dan zal jouw partner hier eerlijk in zijn en zoeken naar een oplossing. Je krijgt op deze manier altijd een realistisch beeld van de verbouwing.
Daarnaast verloopt door de kennis en ervaring het project ook een stuk sneller dan wanneer je zelf alles zou regelen. Zoals eerder aangegeven worden problemen vooraf al voorzien en sneller opgelost.
Samenvatting
Je hebt nu een goed beeld van wat het uitbesteden van een bedrijfsverbouwing allemaal aan voor- en nadelen met zich meebrengt. Het verbouwen van jouw kantoor is iets wat goed moet gebeuren en je wil de juiste keuzes maken gedurende het hele proces. Hopelijk helpt dit artikel je in besluiten of je de verbouwing wil uitbesteden, of dat je het project zelf wil coördineren.
We zetten in het kort nog alle voor- en nadelen van het uitbesteden van jouw verbouwing op een rij:
Voordelen uitbesteding:
– Alle mogelijkheden worden snel in kaart gebracht;
– Snelle verbouwing;
– Specialisme tegen lage kosten;
– Hoge kwaliteit gegarandeerd;
– Problemen worden snel opgelost;
– Onderhoud kan door dezelfde partij worden gedaan;
– Altijd een oplossing om door te kunnen werken.
Nadelen uitbesteding:
– Het voelt alsof je de controle verliest;
– Het lijkt alsof je alleen betaalt voor het bij elkaar brengen van partijen.