Activiteitgericht werken en kantoorinrichting uitgelegd

Welke werkplek hebben jouw medewerkers nodig voor hun werkzaamheden? Bij activiteitgericht werken kiezen zij een plek die past bij hun taak. Dat vraagt om passende ruimtes en afspraken over het gebruik.

Een aanstaande kantoorverbouwing is een goed moment om die keuzes te onderzoeken. Als directeur of facility manager wil je vooraf weten welke inrichting bij jouw organisatie past. Ook wil je kunnen onderbouwen waaraan je geld uitgeeft.

Daarvoor moet je het werkconcept vertalen naar de inrichting en het dagelijkse gebruik. Breng ook de kosten in kaart. Medewerkers moeten een geschikte plek kunnen vinden, ook op drukke dagen. Onderzoek daarom eerst hun werkzaamheden en behoeften. Zo bepaal je welke ruimtes nodig zijn en welke afspraken je vóór de verbouwing wilt testen.

Wat is activiteitgericht werken?

Activiteitgericht werken betekent dat medewerkers een werkplek kiezen die past bij hun activiteit. Daarbij houden zij zich aan afspraken over het gebruik. De Engelse term is Activity Based Working, afgekort ABW. Het concept gaat over de inrichting én het dagelijkse gebruik van het kantoor.

Denk aan een medewerker die geconcentreerd een rapport schrijft. Daarvoor kan een stiltewerkplek geschikt zijn, met afspraken over telefoongebruik en gesprekken. Voor het gezamenlijke projectoverleg daarna kan diezelfde medewerker een ruimte met een overlegtafel en gedeeld scherm gebruiken.

Bij activiteitgericht werken moeten de beschikbare plekken aansluiten op de werkzaamheden. Voordat je een plattegrond laat maken, moet duidelijk zijn welke ruimtes nodig zijn voor het werk. Onderzoek ook hoeveel medewerkers die activiteiten tegelijk uitvoeren.

Bespreek welke taken medewerkers individueel uitvoeren en wanneer zij elkaar nodig hebben. Leg vast welke werkzaamheden specifieke voorzieningen vragen. Daarmee kun je beoordelen of het ontwerp aansluit op het werk.

Hoe ABW zich verhoudt tot flexwerken en hybride werken

ABW is een keuze binnen het bredere kantoorconcept: de manier waarop je de werkomgeving en het gebruik organiseert. Bij activiteitgericht werken bepaalt de taak welke plek geschikt is.

Flexwerken kan gaan over wisselende werktijden en werkplekken. Bij gedeelde bureaus gebruiken verschillende medewerkers dezelfde plek op verschillende momenten. Gedeelde bureaus bieden op zichzelf geen keuze tussen ruimtes voor verschillende activiteiten.

Bij hybride werken verdelen medewerkers hun werk tussen kantoor en een andere locatie, zoals thuis. Je kunt dat combineren met ABW.

Leg afzonderlijk vast wanneer teams samen op kantoor werken en welke medewerkers een vaste werkplek nodig hebben. Bepaal daarna welke overige plekken zij kunnen delen. Zo kun je bij de ruimteverdeling rekening houden met de gewenste aanwezigheid.

Wanneer activiteitgericht werken bij jouw organisatie past

Activiteitgericht werken past bij een organisatie waar medewerkers verschillende soorten werkplekken nodig hebben. Onderzoek hoe vaak medewerkers wisselen tussen individueel werk en samenwerking. Vraag ook hoe lang zij achtereen dezelfde taak uitvoeren.

Binnen de zakelijke dienstverlening kun je denken aan een adviseur die vertrouwelijke klantgesprekken voert en dossiers met collega’s bespreekt. Onderzoek hoeveel mensen deelnemen en welke privacy zij nodig hebben. Die informatie helpt om te bepalen welke gespreksruimtes nodig zijn.

Een technisch team kan een vaste opstelling nodig hebben om prototypes te testen. Voor projectoverleg kan dat team een aparte ruimte gebruiken. Leg vast welke apparatuur op dezelfde plek moet blijven staan.

Beoordeel per activiteit hoeveel keuze medewerkers nodig hebben. Een vaste werkplek kan binnen het concept passen als het werk of een individuele behoefte daarom vraagt.

Maak deze afweging vóór het ontwerp. Dan kun je uitleggen waarom sommige medewerkers een vaste plek houden en anderen meerdere ruimtes gebruiken.

Wat medewerkers op kantoor nodig hebben

Vraag medewerkers waarom zij naar kantoor komen en met wie zij daar willen samenwerken. Welke taken kunnen zij thuis prettig uitvoeren?

Bespreek een concrete werkweek in plaats van alleen naar voorkeuren te vragen. Laat medewerkers vertellen waar zij werkten en wanneer een geschikte plek ontbrak. Vraag ook welke voorzieningen zij nodig hadden.

Voor activiteitgericht werken moet je zowel individuele behoeften als gezamenlijke werkzaamheden kennen. Een medewerker kan thuis graag rapporten schrijven en op kantoor collega’s willen spreken. Een ander zoekt juist op kantoor een rustige werkplek.

Koppel die behoeften aan de gewenste manier van samenwerken. Wil je dat medewerkers vaker kennis delen? Onderzoek dan met wie zij contact nodig hebben en wanneer daarvoor tijd beschikbaar is. Neem die informatie mee in afspraken over aanwezigheid en ruimtegebruik.

Vertrouwen en zichtbaarheid in het dagelijkse werk

Bij activiteitgericht werken kunnen medewerkers gedurende de dag op verschillende plekken zitten. Spreek af hoe collega’s elkaar bereiken en wanneer iemand ongestoord wil werken. Maak ook duidelijk hoe leidinggevenden en medewerkers het werk beoordelen.

Maak daarvoor afspraken over de verwachte werkzaamheden en deadlines.

Bij impliciete coördinatie anticiperen collega’s op elkaars behoeften en passen zij hun werk daarop aan zonder expliciete communicatie. Iemand ziet bijvoorbeeld dat een collega klaar is met een gesprek en stelt daarna een vraag.

Bespreek hoe dat contact mogelijk blijft bij wisselende werkplekken. Een gezamenlijke afspraak over bereikbaarheid kan daarbij helpen. Respecteer de privacy: bepaal welke informatie nodig is voor samenwerking en wie die informatie mag zien.

Spontane ontmoetingen en informeel overleg

Een collega spreekt iemand kort na een vergadering. Tijdens dat gesprek blijkt dat zij aan een vergelijkbare klantvraag werken. Zulke situaties kun je gebruiken om de sociale functie van het kantoor te onderzoeken.

Welke collega’s moeten elkaar kunnen treffen? Vraag medewerkers waar korte gesprekken nu plaatsvinden en welke contacten zij missen. Bekijk vervolgens of de betrokken teams vaak genoeg tegelijk aanwezig zijn.

Neem ook deze ontmoetingen mee in het plan voor activiteitgericht werken. Onderzoek waar medewerkers kort kunnen overleggen en bij welke werkplekken het rustig moet blijven.

Toets het gebruik tijdens een proef. Vraag welke gesprekken hielpen bij een concrete werkvraag en waar medewerkers hinder ervoeren. Daarmee verzamel je informatie om de indeling aan te passen.

Medewerkerervaring en talentbehoud

Een ontwerp moet ook tijdens het dagelijkse werk bruikbaar zijn. Vraag medewerkers hoe zij hun werkplek ervaren en of zij kunnen kiezen. Is de gewenste ruimte beschikbaar wanneer zij die nodig hebben?

Onderzoek ook of zij de ruimte kunnen bereiken en de voorzieningen kunnen gebruiken. Bespreek terugkerende knelpunten met de facility manager en HR. Leg vast wie deze knelpunten aanpakt.

Voor uitspraken over activiteitgericht werken en het behouden van medewerkers heb je eigen onderzoeksgegevens nodig. De keuze om bij een werkgever te blijven heeft meerdere oorzaken. Neem daarom ook ervaringen met leidinggeven en ontwikkelmogelijkheden mee in het onderzoek.

Vergelijk ervaringen met de werkplek vóór en na de verandering. Vraag HR om die bevindingen naast vertrekredenen te leggen. Houd rekening met andere veranderingen binnen de organisatie voordat je conclusies trekt over de inrichting.

Hoe Value Based Working voortbouwt op ABW

BLOC beschrijft waardegericht werken (VBW) als een aanpak die waarden en organisatiedoelen verbindt met de werkomgeving. Je kunt deze aanpak gebruiken om je vragen over het ontwerp aan te vullen.

Bij activiteitgericht werken vraag je welke plek bij een taak past. Vanuit waarden en organisatiedoelen onderzoek je ook welk gedrag je wilt ondersteunen. Zo helpt VBW je om het werkconcept ook vanuit die doelen te beoordelen.

Neem kennis delen als organisatiedoel. Vraag dan welke medewerkers elkaar moeten kunnen spreken en welke ruimtes daarvoor nodig zijn. Bespreek ook hoe leidinggevenden tijd vrijmaken voor dat contact.

Beoordeel of VBW bij jouw organisatie past. Maak concrete afspraken over hoe medewerkers de ruimtes gaan gebruiken. Leg per organisatiedoel vast welke ontwerpkeuze je wilt testen en welke ervaringen je daarbij wilt verzamelen.

Bepaal de werkplekken met bezettingsdata en medewerkeronderzoek

Begin met twee vragen: hoeveel mensen zijn aanwezig en welke werkzaamheden voeren zij uit? Combineer tellingen met gesprekken over het dagelijkse werk. Daarmee onderzoek je welke werkplekken medewerkers tegelijk nodig hebben.

Vraag medewerkers wanneer zij geconcentreerd werken en wanneer zij overleggen. Onderzoek ook welke werkzaamheden vertrouwelijk zijn of vaste apparatuur vereisen. Noteer hoelang medewerkers een ruimte gebruiken. Een kort telefoongesprek vraagt een andere beschikbaarheid dan een middag projectoverleg.

Leg de uitkomsten vast in het programma van eisen, het overzicht van eisen aan je kantoor. Vermeld bij iedere keuze welke gegevens deze ondersteunen. Zo kun je tijdens het ontwerpoverleg nagaan waarop de aantallen werkplekken zijn gebaseerd.

Noteer ook welke informatie nog ontbreekt. Misschien ken je de aanwezigheid per afdeling, terwijl de vraag naar gespreksruimtes nog onduidelijk is. Verzamel die gegevens voordat je de indeling vastlegt.

Piekbezetting en vraag per activiteit

Onderzoek de aanwezigheid tijdens werkweken die een goed beeld geven van het normale gebruik. Neem gezamenlijke kantoordagen en drukke werkperiodes mee. Vraag teams welke afwijkende momenten je apart moet onderzoeken.

Registreer per activiteit hoeveel mensen tegelijk een geschikte plek zoeken. Tel ook medewerkers mee die uitwijken omdat de gewenste ruimte bezet is. Vraag daarbij welke plek zij nodig hadden.

Laat de ontwerper het benodigde aantal plekken per zone onderbouwen. De berekening moet aansluiten op het aantal gelijktijdige gebruikers en de gebruiksduur. Controleer samen of de voorgestelde aantallen ook op drukke momenten voldoende zijn.

Bespreek onzekerheden, zoals personeelsgroei of veranderende afspraken over thuiswerken. Laat zien hoeveel ruimte nodig is als meer medewerkers aanwezig zijn. Spreek af bij welke verandering je de berekening van het aantal plekken opnieuw beoordeelt.

Schaarste en onnodig wisselen tussen werkplekken

Kantoornomadisme betekent dat medewerkers vaak naar een werkplek zoeken en van plek wisselen. Vraag wanneer dit gebeurt en hoeveel werktijd het zoeken kost. Onderzoek vervolgens de oorzaak.

Bij een tekort aan geschikte plekken kun je onderzoeken of extra plekken mogelijk zijn. Blijven gereserveerde ruimtes leeg, beoordeel dan hoe medewerkers die weer beschikbaar kunnen maken.

Vraag ook naar persoonlijke spullen en werkmaterialen. Onderzoek of medewerkers onnodig heen en weer lopen om deze op te halen. Beoordeel dan waar de opslag ligt en of medewerkers er goed bij kunnen.

Zijn de gebruiksafspraken onduidelijk, pas deze dan aan. Leg bijvoorbeeld vast waar medewerkers kunnen bellen en wanneer zij een plek vrijgeven. Controleer na iedere wijziging of medewerkers minder zoeken en van plek wisselen.

Werkzones voor activiteitgericht werken

Vertaal het onderzoek naar een overzicht per werkzone. Daarmee kun je tijdens het ontwerpoverleg controleren of iedere activiteit voldoende geschikte ruimte krijgt.

Leg voor elke zone vier onderdelen vast:

• Beschrijf welke werkzaamheden medewerkers er uitvoeren en welk gebruik daarbij past.
• Onderbouw hoeveel mensen de zone tegelijk nodig hebben, ook op de gemeten drukke momenten.
• Noteer de benodigde meubels en voorzieningen. Geef aan welke bestaande onderdelen je wilt hergebruiken.
• Neem afspraken op over beschikbaarheid en wanneer medewerkers de plek vrijgeven.

Een onderbouwd kantoorontwerp vertaalt deze activiteiten en de benodigde ruimte naar een plattegrond. Controleer daarop zowel de aantallen als de ligging van de zones.

Bij activiteitgericht werken hoort iedere zone bij het totale verbouwingsplan. Laat daarom ook de benodigde installaties en aansluitingen beoordelen voordat je meubels of afzonderlijke ruimtes bestelt.

Stilteruimtes voor geconcentreerd werk

Beschrijf welk werk medewerkers hier doen, zoals rapporten schrijven of documenten controleren. Spreek af dat zij gesprekken en telefoontjes in een daarvoor bedoelde ruimte voeren. Maak duidelijk of de stilteruimte vrij toegankelijk is of dat medewerkers moeten reserveren.

Laat medewerkers instelbare bureaus en stoelen uitproberen tijdens hun eigen werkzaamheden. Beoordeel ook de verlichting en de positie van het scherm. Vraag of zij hun scherm prettig kunnen lezen en de instellingen zelf kunnen aanpassen.

Neem opbergruimte mee wanneer medewerkers documenten of andere werkmaterialen gebruiken. Bespreek wat zij mogen laten liggen en wat zij na gebruik opruimen.

Test de voorgestelde inrichting met een tijdelijke werkplek. Vraag na afloop of medewerkers ongestoord konden werken en de plek goed konden gebruiken. Leg vast welke aanpassingen nodig zijn voordat je de inrichting voor meerdere plekken bestelt.

Belcellen en ruimtes voor vertrouwelijke gesprekken

Onderzoek korte telefoongesprekken en langere videogesprekken afzonderlijk. Registreer hoeveel gesprekken tegelijk plaatsvinden en hoelang de ruimtes bezet blijven. Gebruik die gegevens om het benodigde aantal ruimtes te bepalen.

Laat de leverancier aantonen voor hoeveel gebruikers en welke gebruiksduur de ruimte geschikt is. Vraag daarbij om gegevens over ventilatie en toegankelijkheid. Beoordeel voor langere gesprekken ook het meubilair en de ruimte voor werkmateriaal.

Stel eisen aan spraakprivacy: in hoeverre kunnen anderen buiten de ruimte het gesprek verstaan? Bespreek welk niveau nodig is voor de gesprekken die jouw medewerkers voeren.

Controleer de opgegeven prestaties aan de hand van de technische productgegevens. Laat medewerkers ook een telefoongesprek en een videogesprek voeren in de voorgestelde ruimte. Zo verzamel je ervaringen met het dagelijkse gebruik.

Projectruimtes en creatieve werkruimtes

Begin bij de manier waarop een team samenwerkt. Bespreken medewerkers documenten op een scherm of werken zij met fysieke modellen? Laat iedere voorziening aansluiten op zo’n concrete activiteit.

Beoordeel verplaatsbare tafels wanneer teams verschillende opstellingen willen gebruiken. Test of medewerkers de gewenste indeling zelf kunnen maken. Bespreek ook waar werkmateriaal tussen bijeenkomsten blijft liggen.

In creatieve werkruimtes ontwikkelen en testen medewerkers samen. Het werk bepaalt welke voorzieningen nodig zijn. Vraag welke materialen medewerkers gebruiken en hoeveel ruimte zij daarvoor nodig hebben.

Betrek collega’s op afstand bij de proef. Laat hen beoordelen of zij gesprekken kunnen volgen en gedeelde informatie kunnen lezen. Gebruik die ervaringen om de voorgestelde camera en geluidsvoorzieningen te beoordelen.

Ontmoetingsplekken en looproutes

Markeer op de plattegrond waar collega’s kort kunnen overleggen. Geef ook aan welke routes medewerkers gebruiken om hun werkplek of een andere ruimte te bereiken.

Beoordeel de afstand tussen ontmoetingsplekken en werkplekken waar medewerkers rust nodig hebben. Bespreek waar gesprekken kunnen plaatsvinden en hoeveel ruimte daarvoor beschikbaar blijft.

Probeer een ontmoetingsplek tijdelijk uit voordat je de inrichting vastlegt. Kijk wanneer medewerkers de plek gebruiken en hoelang zij er blijven. Vraag gebruikers van aangrenzende werkplekken naar eventuele hinder.

Controleer tijdens de proef ook de doorgang. Kunnen medewerkers elkaar passeren terwijl anderen staan te praten? Gebruik de bevindingen om de locatie of inrichting aan te passen.

Akoestiek bij open en afgesloten werkplekken

Verzamel geluidsklachten per zone en koppel ze aan de werkzaamheden. Vraag welk geluid medewerkers hindert en op welke momenten. Een adviseur kan daarna bepalen hoe je de akoestiek op kantoor kunt verbeteren.

Geluidsabsorptie vermindert weerkaatst geluid. Geluidsisolatie beperkt hoeveel geluid tussen ruimtes wordt doorgegeven. Laat de adviseur aangeven welke prestaties per zone nodig zijn, zodat je passende maatregelen kunt laten uitwerken.

Vraag bij iedere voorgestelde maatregel om bewijs van de prestaties en de voorwaarden voor plaatsing. Bespreek ook hoe de maatregel aansluit op de rest van het ontwerp. Zo kun je materialen en constructies beoordelen op de afgesproken eisen.

Leg vooraf vast welke controles bij oplevering plaatsvinden en wie deze uitvoert. Neem daarna ook de ervaringen tijdens normaal gebruik mee. Vraag medewerkers opnieuw naar dezelfde geluidsklachten om de situatie te kunnen vergelijken.

Inclusief ontwerp met aandacht voor neurodiversiteit

Neurodiversiteit beschrijft verschillen in hoe mensen informatie en prikkels verwerken. Vraag medewerkers welke omstandigheden zij nodig hebben om hun werk uit te voeren. Vermijd vaste aannames op basis van een diagnose.

Onderzoek of medewerkers willen kiezen hoeveel prikkels zij op hun werkplek ervaren. Vraag ook hoeveel zekerheid zij nodig hebben over waar zij kunnen werken en hoe zij die plek kunnen gebruiken. Neem deze behoeften mee in de indeling én de gebruiksafspraken.

Een vaste of persoonlijk aangepaste werkplek kan onderdeel zijn van activiteitgericht werken. Onderzoek samen wanneer zo’n aanpassing nodig is. Leg de benodigde voorziening vast en spreek af hoe deze beschikbaar blijft.

Laat gebruikers licht en kleur beoordelen in de proefopstelling. Toets ook materiaalgebruik en toegankelijkheid met de medewerkers die de ruimtes gaan gebruiken. Vraag naar concrete ervaringen tijdens hun werkzaamheden.

Laat bij ontwerpbesluiten controleren welke arbo-eisen gelden. Vraag om onderbouwing bij technische of medische claims over voorgestelde oplossingen. Leg individuele aanpassingen vervolgens duidelijk vast in het gezamenlijke werkconcept.

Voer het werkconcept in met een proef en duidelijke afspraken

Spreek vooraf af wie over de inrichting beslist en wie het gebruik beheert. Geef de facility manager duidelijke beslismomenten. Zo blijft duidelijk wanneer aanpassingen mogelijk zijn en welke informatie daarvoor nodig is.

Je kunt het traject in deze volgorde organiseren:

1. De facility manager verzamelt bezettingsgegevens en behoeften van medewerkers. De directie stelt op basis daarvan de projectdoelen en het onderzoeksbudget vast. Leg openstaande vragen vast voordat je de proef voorbereidt.
2. Een projectgroep met medewerkers kiest samen met de facility manager de proefopstelling. De facility manager beslist binnen het afgesproken budget over tijdelijke aanpassingen. Gebruik de proef om aantallen en gebruiksafspraken te toetsen.
3. De directie keurt het ontwerp en de begroting goed op advies van de facility manager. Onderbouw dit besluit met meetgegevens en ervaringen uit de proef. Verwerk wijzigingen voordat je bestellingen en werkzaamheden definitief vastlegt.
4. Spreek af dat de facility manager de ruimtes controleert voordat medewerkers ze gaan gebruiken. Leg vast wie resterende knelpunten oplost. Beoordeel na ingebruikname welke aanpassingen in inrichting of gebruik nog nodig zijn.

Koppel aan ieder beslismoment een datum en een verantwoordelijke. Daarmee kan de facility manager bijhouden welke informatie nog nodig is voor de volgende fase.

Test de indeling met verschillende teams

Kies voor de proef medewerkers met uiteenlopende werkzaamheden en werkplekbehoeften. Betrek mensen die veel bellen en collega’s die langdurig geconcentreerd werken. Neem ook medewerkers mee die een vaste voorziening nodig hebben.

Laat hen hun normale werkzaamheden uitvoeren. Registreer of zij op het gewenste moment een passende plek vinden. Vraag na gebruik hoe zij de plek ervaren en welke aanpassing zij voorstellen.

Spreek vooraf af bij welke uitkomsten je iets aanpast. Bepaal bijvoorbeeld welke wachttijd je accepteert en wanneer je extra plekken onderzoekt. Leg ook vast bij welke terugkerende klachten je opnieuw een proef uitvoert.

Pas vervolgens één onderdeel aan en beoordeel het opnieuw. Zo kun je volgen welke ervaringen bij welke wijziging horen.

Spreek gebruik en beheer van werkplekken af

Leg vast welke plekken medewerkers kunnen reserveren en wanneer zij een ongebruikte reservering vrijgeven. Maak de afspraken vindbaar op de plek waar medewerkers hun werkplek kiezen.

Bespreek wat medewerkers na gebruik opruimen en waar persoonlijke spullen blijven. Geef ook aan waar zij een defect melden of doorgeven dat een plek niet beschikbaar is.

Wijs een beheerder aan die meldingen verzamelt en wijzigingen in de afspraken bijhoudt. Betrek medewerkers en leidinggevenden bij die wijzigingen. Zo weet iedereen wie een knelpunt beoordeelt en wie een besluit neemt.

Plan bij ingebruikname een evaluatiemoment en herhaal de evaluatie na wijzigingen in het gebruik. Laat bij organisatorische veranderingen ook beoordelen welke rol de ondernemingsraad heeft. Neem die beoordeling mee in de besluitvorming over activiteitgericht werken.

Kosten en opbrengsten van de nieuwe kantoorindeling

Maak een aparte begroting voor de investering en voor terugkerende gebruikskosten. De verbouwing en aanschaf van meubels horen bij de investering. Neem onderhoud en schoonmaak op bij de jaarlijkse kosten. Voeg eventuele terugkerende kosten voor reserveringssoftware toe.

Laat per ontwerpkeuze zien welke kosten daarbij horen. Vraag bijvoorbeeld aparte bedragen voor afgesloten ruimtes en aanpassingen aan installaties. Daarmee kun je ontwerpvarianten financieel vergelijken.

Behandel mogelijke opbrengsten als verwachtingen die je nog moet toetsen. Voor een verwachte besparing op ruimte heb je gegevens over het toekomstige ruimtegebruik nodig. Uitspraken over productiviteit vragen om metingen tijdens het werk.

Leg vóór de verbouwing vast welke effecten je na ingebruikname gaat beoordelen. Zo weet je welke gegevens je nu al moet verzamelen.

Welke kosten je vooraf moet meenemen

Groepeer de projectbegroting in vier onderdelen:

• Begroot onderzoek en ontwerp. Neem de kosten van de proefopstelling mee en leg vast welke begeleiding daarbij hoort.
• Laat bouw en installaties afzonderlijk uitwerken. Vermeld welke wanden de uitvoerder aanpast en welke werkzaamheden aan installaties binnen de offerte vallen.
• Neem meubels en werkplekvoorzieningen op in de begroting. Controleer per zone of ook opslag en voorzieningen voor digitaal overleg zijn opgenomen.
• Reken tijdelijk gebruik tijdens de werkzaamheden mee. Vraag welke kosten horen bij tijdelijke werkplekken en bij medewerkers en apparatuur verplaatsen.

Onderzoek welke bestaande meubels en voorzieningen je kunt hergebruiken. Laat beoordelen of ze geschikt zijn voor de voorgestelde zones. Neem eventuele aanpassingen en verplaatskosten op in de vergelijking met nieuwe aankopen.

Gebruik actuele offertes voor bedragen en vermeld welke werkzaamheden daarbij horen. Controleer ook welke posten buiten iedere offerte vallen. Zo kan de directeur de totale investering beoordelen op basis van dezelfde afspraken over wat bij het project hoort.

Hoe je de investering en gebruikservaring evalueert

Productiviteit is de hoeveelheid of kwaliteit van werk in verhouding tot de gebruikte tijd of middelen. Kies een meetpunt dat past bij de werkzaamheden. Denk aan afgeronde dossiers per gewerkt uur, samen met het aantal benodigde correcties.

Meet vóór de verandering hoe vaak medewerkers een geschikte werkplek vinden. Vraag ook naar hun ervaringen met de inrichting. Herhaal dezelfde metingen na ingebruikname, over vergelijkbare werkperiodes.

Leg per meting de periode en het aantal deelnemers vast. Noteer andere veranderingen, zoals nieuwe software of een veranderde werkdruk. Houd daarmee rekening wanneer je beoordeelt of de uitkomsten samenhangen met de inrichting.

Bereken een eenvoudige terugverdientijd als volgt:

Terugverdientijd in jaren = investering / aantoonbare jaarlijkse netto besparing.

Trek extra jaarlijkse gebruikskosten af van de aantoonbare jaarlijkse besparing. Vermeld de aannames achter beide bedragen. Bij een jaarlijkse netto besparing van nul kun je met deze formule geen terugverdientijd berekenen.

Houd financiële besparingen apart van scores voor medewerkerervaring. Rapporteer beide met hun meetperiode en beperkingen. Spreek vooraf af wie de gegevens verzamelt en wanneer de directie de uitkomsten beoordeelt.

Houd het bedrijf bereikbaar tijdens de verbouwing

Leg vóór de bouw vast welke werkzaamheden dagelijks moeten doorgaan. Noteer ook belangrijke werkdagen, zoals dagen met veel klantafspraken. Spreek met de uitvoerder af wanneer werkzaamheden met geluid of tijdelijke afsluitingen kunnen plaatsvinden.

Ben je een zakelijke dienstverlener die dagelijks klantgesprekken voert? Wijs dan per bouwfase een tijdelijke gespreksruimte aan. Laat medewerkers daar vooraf een gesprek testen, inclusief de verbinding en toegang tot klantgegevens.

Maak een continuïteitsplan: een overzicht van wat nodig is om tijdens de verbouwing door te werken. Verdeel de controles vóór iedere nieuwe bouwfase:

• De facility manager controleert of de tijdelijke werkplekken klaar zijn en de benodigde gespreksruimtes beschikbaar zijn.
• De IT-verantwoordelijke test het netwerk en de telefonie. Medewerkers controleren of zij hun bedrijfssoftware op de tijdelijke plek kunnen gebruiken.
• De verantwoordelijke voor klantcontact controleert doorschakelingen en contactgegevens. Deze persoon zorgt ook dat klanten weten waar zij een afspraak hebben.
• De uitvoerder controleert samen met de gebouwbeheerder de toegang en veilige looproutes. Zij leggen vast welke delen van het pand medewerkers mogen gebruiken.

Stuur medewerkers voor iedere bouwfase een bericht. Vermeld waar zij werken en vanaf wanneer. Geef ook aan bij wie zij storingen of toegangsproblemen melden.

Wijs vooraf één projectverantwoordelijke aan die toestemming geeft voor de verhuizing naar een volgend kantoordeel. Deze persoon geeft akkoord nadat de verantwoordelijken hun controles hebben afgerond. Leg openstaande punten en tijdelijke maatregelen schriftelijk vast.

Leg budget en opleverkwaliteit contractueel vast

Vertaal activiteitgericht werken naar afspraken die je bij oplevering kunt controleren. Leg per zone het aantal plekken en de voorzieningen vast. Beschrijf ook de gebruikseisen en de bijbehorende controles.

Spreek voor gespreksruimtes bijvoorbeeld af hoe verstaanbaar gesprekken buiten de ruimte mogen zijn en hoe je dat toetst. Wijs voor iedere controle een verantwoordelijke aan. Zo kun je het werk bij oplevering beoordelen op de afgesproken eisen.

Wij bieden de nooit-meerwerk-garantie: de offerte is het eindbedrag. Met de op-tijd-garantie compenseren wij als we door onze eigen fout te laat opleveren. Ook bieden we vijf jaar kwaliteitsgarantie op al het werk.

Leg de overeengekomen werkzaamheden vast in de offerte en bijbehorende documenten. Laat eventuele wijzigingen vóór uitvoering schriftelijk bevestigen, inclusief de gevolgen voor planning en afspraken. Vraag daarbij expliciet hoe de wijziging zich verhoudt tot de garanties.

We hebben meer dan 500 projecten gerealiseerd, allemaal binnen budget. 98% leverden we op tijd op.

Begin met een onderbouwd plan voor je kantoor

Een plan voor activiteitgericht werken begint bij de werkzaamheden en behoeften van medewerkers. Onderzoek hoeveel mensen tegelijk een geschikte plek nodig hebben. Gebruik die gegevens om de aantallen werkplekken en de inrichting per zone te bepalen.

Laat medewerkers de voorgestelde inrichting uitproberen voordat je het ontwerp vastlegt. Bespreek tijdens de proef ook de afspraken over het gebruik. Leg vast bij welke bevindingen je het plan aanpast. Zo kan de directie haar besluit onderbouwen.

Maak vóór de verbouwing duidelijk hoe het bedrijf bereikbaar blijft en wie de tijdelijke voorzieningen controleert. Koppel het ontwerp aan een begroting en een planning. Spreek per zone af welke controles je bij oplevering uitvoert en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Verzamel voor de budgetbespreking de gewenste werkzaamheden en de voorzieningen die je wilt behouden. Gebruik een eerste prijsindicatie om te bespreken welk budget beschikbaar is voor jouw plannen. De calculator geeft een prijsindicatie; de overeengekomen offerte legt bij ons het eindbedrag vast.

Bereken direct wat je kantoorverbouwing kost