Hoeveel kantoorruimte heb je nodig per persoon?

26-08-2021
Kantoorinrichting

Er komt veel kijken bij een kantoorverbouwing. Zo heb je een grote keuze aan designs, bouwmaterialen en kantoorinrichting. Vanzelf komt dan ook de vraag: “Hoeveel kantoorruimte heb je nodig per persoon?”. Om je kantoor efficiënt in te richten, wil je wel weten wat hiervoor de normen zijn.

Dit artikel geeft je informatie over de benodigde kantoorruimte per werknemer. Ook de kantoorruimte die rekening houdt met de 1,5 meter afstandsregel, wordt hier besproken.

Hoeveel m² kantoorruimte heb je nodig per werkplek?

Om te weten hoeveel kantoorruimte je per werkplek nodig hebt, hangt af van:

  • het aantal personeelsleden dat een werkplek nodig heeft op het kantoor;

  • hoeveel ruimte elke werknemer per werkplek nodig heeft;

  • of je extra ruimtes nodig hebt voor faciliteiten, zoals een receptie, een gemeenschappelijke ruimte, een kantine, toiletten, etc. 

  • de ruimte en het budget die je tot je beschikking hebt. 

Wat is de officiële NEN-norm voor de ruimte per werkplek?

Volgens NEN 1824:2010 nl heeft elke werkplek, in een administratieve ruimte en op een kantoor, een vloeroppervlakte van tenminste 4 m² per persoon nodig. Daarnaast wordt uitgegaan van 1 m² voor de computer en beeldscherm, 1 m² voor lees- en schrijfwerk en 1 m² voor een ladekast. In totaal komen we uit op 7 m² vloeroppervlakte per werkplek.

De NEN-norm stelt ook rekening te houden met ruimte voor: 

  • plaatsing van het benodigde kantoormeubilair zoals bureaus, stoelen en kasten;

  • vergaderruimte;

  • plaatsing van plantenbakken, kunst, etc.;

  • een veilige toegang tot het vertrek en de werkplek, vluchtroutes en nooddeuren;

  • circulatieruimte van apparaten;

  • onderhoud van apparatuur en installaties;

  • schoonmaak of onderhoud van ramen; 

  • voorkomen van verblinding door rechtstreekse lichtinval van ramen of verlichting. 

Hoeveel kantoorruimte per werknemer nodig: 7 m²

Volgens de NEN-norm is dus een minimum van 7 m² aan kantooroppervlakte per werknemer nodig. Deze norm geldt voor administratief werk en kantoren, maar is niet bindend. Het hangt ook van je medewerkers af hoeveel ruimte zij nodig hebben om prettig te werken. 

Een gemiddeld kantoor heeft een oppervlakte van iets minder dan 20 m². Dit betekent dat je volgens de NEN-richtlijn maximaal 3 werkplekken per kantoor kunt plaatsen. In de praktijk wordt doorgaans uitgegaan van 4 werkplekken per 20 m² kantoorruimte. 

Voorbeeld hoe je je kantoorruimte kunt inrichten met 4 werkplekken

Een kantoorruimte richt je efficiënt in door 2 bureaus tegen elkaar aan te zetten, zodat 2 medewerkers met het gezicht naar elkaar toe werken. Uitgaande van de afmeting van een bureau van 80 cm x 1,80 cm (b x l) en 1 meter voor de bureaustoel, kom je dan op 1,80 cm x 3,60 cm (b x l) per 2 werkplekken.  

Een gemiddeld kantoor met een afmeting van 3,60 cm x 5,40 cm (b x l), kan dus ingericht worden met 4 werkplekken die per 2 tegen elkaar aan staan. De ruimte van 1,80 cm x 3,60 cm die overblijft, kan gebruikt worden voor loopruimte en kasten. 

Gemiddelde afmeting kantoorruimte: 3,60 cm x 5,40 cm (B x L)
360 cm breed
360 cm langWerkplek: 180 cm x 180 cmWerkplek: 180 cm x 180 cm
Werkplek: 180 cm x 180 cmWerkplek: 180 cm x 180 cm
360 x 180 cmLoopruimte, kasten, ruimte voor schoonmaak & onderhoud, etc.

Kantoorruimte voor extra voorzieningen

In de NEN-norm zijn geen minimale afmetingen vastgesteld voor extra voorzieningen, zoals toiletten, vluchtroutes, opslag, een balie, een kantine, vergaderruimten en andere gebouwdelen. 

Deze voorzieningen behoren tot de gemeenschappelijke ruimten in een kantoorpand. Soms wordt de ruimte voor vergaderingen, kantine of archiefruimte extern gehuurd. Hierdoor blijft er netto meer ruimte over voor het kantoorpersoneel.

Veel grote ondernemingen en scale-ups kiezen ervoor om hun eigen vergaderruimte, toiletten, bedrijfsrestaurant, etc. te hebben. Zo hoeven zij deze voorzieningen niet met andere bedrijven te delen. Bovendien houden zij rekening met groeimogelijkheden van hun bedrijf en de benodigde kantoorruimte.

Hoeveel kantoorruimte wil je per werknemer hebben?

Hoeveel kantoorruimte je nodig hebt is ook afhankelijk van de kantoortaken, de projecten die je hebt, de wensen van je medewerkers en je bedrijfsdoelen. Je kunt ook een kantoorpand huren dat is voorzien van grote ruimtes. Deze ruimtes kun je flexibel indelen met verplaatsbare wanden. Je hebt dan de vrijheid om meer ruimte voor je medewerkers te creëren. 

Moderne kantoren zijn ingericht met gemeenschappelijke ruimtes waarin gezamenlijk aan projecten wordt gewerkt. In deze ruimtes staan bijvoorbeeld een aantal tafels en stoelen die door elk personeelslid gebruikt kan worden. Daarnaast is er voldoende ruimte voor apparaten waarmee effectief (online) vergaderd kan worden – zowel met medewerkers op kantoor als met externe projectmedewerkers. In een dergelijk kantoor is er meestal ook een gemeenschappelijke ruimte voor ontspanning en lunchafspraken. 

Door een flexibele inrichting van het kantoorpand, heb je meer kantoorruimte per werknemer. Zij delen immers de ruimte die ter beschikking is. Ook hebben zij vaker de mogelijkheid om buiten het kantoor te werken als zij zich op een taak moeten concentreren.

Hoeveel kantoorruimte heb je nodig door de Corona-maatregelen?

De overheid adviseert om medewerkers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Hoeveel kantoorruimte een thuiswerkplek nodig heeft, valt niet binnen de NEN-norm van kantoorruimte. De inrichting van een thuiswerkplek is meestal op basis van maatwerkafspraken tussen werkgever en werknemer.

Als veel mensen thuis werken, heb je meer ruimte op kantoor over. Met de regel om anderhalve meter afstand tussen mensen te bewaren, heb je deze ruimte ook wel nodig.

In ons voorbeeld van een inrichting voor 4 werkplekken op een kantoor van 20 m², is er nog steeds voldoende afstand tussen de medewerkers. Er moeten dan wel afspraken gemaakt worden over het gebruik van de vrije ruimte en de looproutes in het kantoorpand. 

Als je te allen tijde onderling 1,5 meter afstand wil bewaren heb je op elke plek in het gebouw 7m² nodig voor een werknemer. Dit is berekend door de oppervlakte van een cirkel te nemen met een straal van 1,5 meter (π*r²).

Een checklist voor elk kantoor in de 1,5 meter maatschappij

We geven je hier een aantal maatregelen die je kunt nemen om de veiligheid en gezondheid van je medewerkers op kantoor te vergroten.

  • Pas in overleg met je medewerkers de werktijden aan en bepaal wie op welke dagen thuiswerkt. Zo heb je voldoende kantoorruimte per persoon om je aan de 1,5 meter maatregel te houden.  

  • Zorg je voor een goede ventilatie in je kantoorpand om je medewerkers veilig en gezond te laten werken. Denk ook aan het onderhoud van deze klimaatbeheer-installaties.

  • Met leveranciers, onderhoudsmedewerkers en bezoekers kun je afspraken maken, zodat ze niet allemaal tegelijk in het pand aanwezig zijn. De medewerkers van de receptie kunnen de bezetting van het kantoorpand bijhouden. 

  • Maak afspraken met de schoonmaakdienst om bureaus, deurklinken, liftknoppen, trapleuningen, toiletten en waterkranen een paar keer per dag schoon te laten maken.

  • Laat de medewerkers zo min mogelijk hun toetsenbord, muis en telefoon delen. 

  • Zorg voor een clean-deskpolicy waarbij medewerkers aan het eind van hun werkdag ervoor zorgen dat hun bureau leeg is, zodat het goed schoongemaakt kan worden.

  • Verzorg voldoende mogelijkheid om een goede hygiëne te handhaven (zeep, papieren handdoeken, desinfectiemiddelen) en vraag iedereen om na toiletgebruik het deksel te sluiten bij het doorspoelen.

Het kantoor als een ontmoetingsplek?

De verwachting is dat ook in de toekomst meer mensen een paar dagen in de week thuis zullen werken. Wanneer zij weer op kantoor zijn, willen zij hun collega’s ontmoeten en werkoverleggen houden. Veel mensen vinden het juist fijn om op kantoor te werken om zich op hun taken te concentreren. Zij zitten niet te wachten op een kantoor als ontmoetingsplek.

Het is dan ook een goed plan om het kantoorpand zo in te richten dat er een gezamenlijke ruimte is voor overleg en ruimte om rustig door te werken. 

Vraag een offerte aan om je kantoor in te richten

Wij zijn ervaren in het verbouwen van kantoren. We luisteren naar je wensen en toekomstplannen om de benodigde kantoorruimte te bepalen. Vervolgens kunnen wij op basis hiervan een ontwerp maken en je nieuwe kantoor realiseren.

Uit onze ervaringen weten wij dat je de verbouwkosten snel terug kunt verdienen als je efficiënt gebruik maakt van je kantoorruimte. Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag een offerte aan. We helpen je graag!