Een vlekkenplan maken voor een nieuwe kantoorinrichting

25-08-2022
Kantoorinrichting

Een verhuizing naar een nieuw kantoorpand, een make-over van een bestaand kantoorpand, een andere manier van werken – het zijn allemaal situaties waarbij nagedacht moet worden over de nieuwe kantoorinrichting. 

Een vlekkenplan maken is de start van een nieuwe kantoorinrichting. Het is de basis voor de inrichting of herinrichting van je kantoor. Het is dus belangrijk dat het vlekkenplan op de juiste manier wordt opgesteld, zodat je kantoor straks op de juiste manier wordt ingericht.

Wat is een vlekkenplan?

Voor een nieuwe kantoorinrichting kun je het beste eerste en vlekkenplan maken. Het is een voorlopige indeling van je kantoorpand, waarmee in één oogopslag duidelijk wordt waar iedere afdeling komt. Een vlekkenplan komt extra goed van pas als ruimtes vrij in te delen zijn of als er met ruimtes geschoven kan worden. 

Vlekkenplan maken

Waarom een vlekkenplan maken?

Een vlekkenplan maken heeft als voordeel dat alle ruimtes optimaal benut worden. Zet bijvoorbeeld in je vlekkenplan waar de kantine straks komt en zorg ervoor dat concentratie- of stilteruimtes niet aan de kantine aansluiten.

In een vlekkenplan kun je verschillende zones maken voor verschillende afdelingen. Afdelingen die nauw met elkaar samenwerken, kun je zo eenvoudig bij elkaar in de buurt zetten.

Met een vlekkenplan krijg je snel inzicht in het toekomstige gebruik van de ruimtes. Heb je eerst wat inspiratie nodig? Lees dan ons artikel over kantoor inspiratie.

In drie stappen een vlekkenplan maken

Een vlekkenplan maken vraagt om strategie. Meestal worden er een aantal vaste stappen gezet bij het opstellen van zo’n plan.

Stap 1: Inventarisatie

Een vlekkenplan begint altijd met de inventarisatie van:

  • Het aantal personen dat gebruik maakt van het kantoor.

  • Bepalen van de grootte van de afdelingen en/of projectteams.

  • Inschatten van de benodigde ruimte per zone.

Met deze gegevens en het programma van eisen en wensen kan de indeling gemaakt worden.

Stap 2: Indeling

Bij de indeling van het vlekkenplan wordt gekeken hoe de verschillende zones ten opzichte van elkaar liggen en hoe de ruimte het beste benut kan worden. Er wordt ook rekening gehouden met praktische zaken zoals looproutes en printerruimtes.

Voorschriften zijn ook belangrijk om rekening mee te houden bij het maken van een vlekkenplan. Denk aan het aantal vierkante meters kantoorruimte per persoon, de akoestiek en andere eisen. 

Stap 3: Aanpassingen maken

Als een eerste indeling is gemaakt, dan wordt er nog eens met een kritisch ook naar gekeken. Soms moet er geschoven worden met zones of ruimtes, of is er meer ruimte nodig voor bijvoorbeeld een vergaderzaal. 

In een vlekkenplan kun je eenvoudig aanpassingen maken, zodat daarna een goed 2D of 3D-ontwerp gemaakt kan worden van de kantoorinrichting. In dat ontwerp wordt het design ook opgenomen.

2D plattegrond na een vlekkenplan maken

Waar let je op bij het maken van een vlekkenplan?

Bij het maken van een vlekkenplan zijn er een aantal punten die je in gedachten moet houden. In het kort zijn dat:

  • Organisatiestructuur;

  • Manier van werken;

  • Rust en hectiek.

De structuur van de organisatie is altijd leidend en vormt de basis voor het maken van verschillende zones. De manier van werken is ook van belang.

Heeft niemand een vaste werkplek? Dan bevat het vlekkenplan vooral zones die ingedeeld worden. Wordt er agile gewerkt? Dan zijn er minder aparte afdelingen nodig, maar wel veel ruimtes met werk- en overlegplekken.

Ruimtes bij entrees, trappen en liften zijn hectisch. Er wordt veel gelopen en veel gepraat. De beste plaats voor een werkplek is dus op gepaste afstand van deze hectische plekken. Stiltewerkplekken liggen het verste weg.

Laat je vlekkenplan maken door Planeka

Een goede kantoorinrichting begint altijd met het opstellen van een goed vlekkenplan. Het kost even tijd en soms kan het helpen als er iemand met een onafhankelijke, frisse blik naar de indeling kijkt. Planeka kan je hierbij helpen.

Wij hebben al heel wat kantoren mogen inrichten. We hebben daardoor altijd wel een creatieve oplossing of leuke invalshoek die je misschien zelf nog niet had bedacht.

Eventueel kunnen we je kantoor ook helemaal volgens het vlekkenplan inrichten. Je kunt dus het hele proces aan ons overlaten. Meer weten? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op of vraag een offerte aan.