Een ontvangstruimte is de perfecte kans om een goede eerste indruk te maken op klanten, gasten en bezoekers. De ontvangstruimte moet dus niet alleen praktisch zijn, maar ook passen bij de identiteit van je bedrijf, organisatie of instelling.
Voor het inrichten van een prettige ontvangstruimte zijn er een aantal punten om op te letten. We bespreken ze hier.
Wat is een ontvangstruimte
Als je een gebouw binnenstapt, dan kom je binnen via de entree van het gebouw. Vaak is daar een ontvangstruimte ingericht waar bezoekers worden ontvangen.
Het kan een wachtruimte met receptie zijn of alleen een balie waar bezoekers naar de juiste afdeling worden doorverwezen.
In hotels is er vaak een check-in balie aanwezig en in ziekenhuizen heeft elke afdeling zijn eigen balie en wachtruimte.
Waar voldoet een goede ontvangstruimte aan?
Over het algemeen moet de ontvangstruimte een prettige sfeer uitstralen, zodat bezoekers zich op hun gemak voelen. Het mag er best een beetje huiselijk uitzien.
Een goede ontvangstruimte bestaat over het algemeen uit een receptie of balie, een comfortabele zithoek, een garderobe of kapstok, een koffiecorner en eventueel een speelhoek voor de kinderen.
Receptie of balie
Bij de receptie of balie worden gasten, klanten of bezoekers persoonlijk ontvangen. Op deze plek krijgen bezoekers een eerste indruk van je bedrijf of instelling. Zorg dus dat de balie er netjes en modern uitziet.
Een goede balie heeft de juiste hoogte waardoor de receptionist en de bezoeker op ooghoogte met elkaar kunnen communiceren.
De locatie van de balie is ook erg belangrijk, omdat deze anders over het hoofd wordt gezien. Plaats de balie bij voorkeur in de buurt van de ingang van het kantoor of een afdeling.
Fijne zithoek
Soms moeten bezoekers even wachten. Dan is het fijn als ze ergens comfortabel kunnen zitten waar ze zich op hun gemak voelen. Richt een wachtruimte in met een zithoek. Zet er comfortabele stoelen of banken in de huisstijl neer.
Wachten in een grote, open ruimte is meestal niet zo prettig. Dat geldt zeker als er veel mensen langs de zithoek lopen. Scherm daarom een deel van de zithoek af met een glazen scheidingswand of gebruik akoestische wanden die het geluid dempen.
Juiste verlichting
De juiste verlichting draagt bij aan een prettige en rustige sfeer bij de receptie en in de wachtruimte. Als er voldoende daglicht is, voelen mensen zich opgewekt.
Is er onvoldoende daglicht? Gebruik dan wit licht met de juiste kleurtemperatuur en kijk of je vloerlampen kunt plaatsen om donkere hoekjes te voorkomen. Lampen kunnen een mooie eyecatcher zijn. Besteed daarom ook aandacht aan het design en de kleur van de lamp.
Rustige sfeer
Gasten die gehaast binnenkomen of gespannen zijn voor een gesprek, kun je het beste vriendelijk ontvangen en laten wachten in een rustige ruimte. Door het gebruik van rustgevende kleuren bij de balie en in de ontvangstruimte ontstaat een fijne, ontspannen sfeer.
Rustige achtergrondmuziek draagt ook bij aan een ontspannen sfeer, net als een bos bloemen of een mooie groene moswand. Natuurlijke elementen zoals hout, katoen en wol zorgen voor een extra stressverlagend effect.
Koffiecorner
Met een koffiecorner kun je gasten voorzien van een kop koffie of thee. Dit is gemakkelijk te realiseren met een klein keukenblok waar je de apparaten op kunt zetten. Je hebt dan direct koffie paraat en bovendien voelt Iemand zich sneller welkom als er een kopje koffie of thee wordt aangeboden.
Kinderhoek
Komen er wel eens kinderen in de wachtruimte? Dan is het een goed idee om ook een speelhoek in te richten. Dat kan heel eenvoudig door een tafeltje met stoeltjes neer te zetten en een bak vol met veilig speelgoed. Op die manier voelen kinderen zich sneller op hun gemak.
Ontvangstruimte inrichten met Planeka
Is het tijd voor een nieuwe ontvangstruimte? Bij Planeka kunnen we de ontvangstruimte helemaal moderniseren en opnieuw inrichten, zodat het een prettige, representatieve ruimte wordt.
Eventueel kan de ruimte ook meegenomen worden met een duurzame kantoorrenovatie van het volledige kantoor.
Wij regelen alles, van het inmeten tot de oplevering, waarbij maatwerk uiteraard mogelijk is. Benieuwd wat dat kost? Vraag dan nu gratis een offerte aan.