Groeiende ondernemers huren vaak een kantoor in een bedrijfspand wanneer zij meer klanten krijgen. Het is dan belangrijk om een professionele inrichting te hebben. Je medewerkers moeten uiteraard een prettige ruimte hebben om te werken, maar daarnaast moet het ook fungeren als een visitekaartje voor je onderneming.
Wij hebben 8 tips voor een optimale inrichting bedrijfsruimte samengesteld. Hiermee creëer je fijne en gezonde werkplekken die bij jouw onderneming passen.
1. De stijl van de inrichting bedrijfsruimte bepalen
De inrichting bedrijfsruimte moet passen bij de stijl van je onderneming, zodat het laat zien waar je voor staat. Zo kun je kiezen voor een modern kantoor met een speels karakter of juist voor een industrieel design. Ga je voor een inrichting met nieuwe meubels of kies je voor een milieuvriendelijk interieur met gerecycled meubilair?
Daarnaast moet je je afvragen of het belangrijk is dat de inrichting van je bedrijfsruimte flexibel is, zodat het makkelijk aan te passen is als jouw onderneming groeit.
Om te weten welke stijl je kantoorruimte moet hebben, kun je samen met je medewerkers een moodboard samenstellen. Zo’n sfeerimpressie laat in een oogopslag zien welke kleuren, materialen, meubilair en accessoires bij jouw bedrijf passen.
2. De kracht van een goede indeling van je bedrijfsruimte
Tegenwoordig worden veel kantoorpanden niet meer ingedeeld in functies, maar op de taken die uitgevoerd worden. Het voordeel hiervan is dat de inrichting bedrijfsruimte meer flexibel is. Om de samenwerking en creativiteit van je teams te bevorderen, kun je medewerkers die aan eenzelfde project werken bij elkaar plaatsen.
Medewerkers die taken moeten uitvoeren waarop zij zich goed moeten concentreren, kunnen een aparte ruimte gebruiken. Ook heb je een ruimte nodig voor online vergaderingen en de klantenservice. In deze ruimtes kan veel gecommuniceerd worden zonder dat andere collega’s er last van hebben.
Klanten en andere bezoekers wil je kunnen ontvangen in een apart kantoor dat je bedrijfsmissie laat zien. En ten slotte hebben je medewerkers een ruimte nodig waar zij zich kunnen ontspannen. Met een optimale inrichting bedrijfsruimte zorg je voor de ideale werkomstandigheden voor iedereen. Ontwerp daarom je kantoor met gebruik van zonering:
Luidruchtige zones waar teams kunnen brainstormen en makkelijk kunnen samenwerken
Stiltezones waar mensen zich kunnen concentreren op hun werk
Zones voor ontspanning waar medewerkers kunnen bijkletsen, eten en/of kunnen sporten of gamen.
3. Vaste of modulaire werkplekken
Moderne kantoren hebben zowel vaste als flexibele werkplekken. Baliemedewerkers en IT-medewerkers hebben bij voorkeur een vaste plek in het bedrijfspand. Een balie heeft vanzelfsprekend een eigen ruimte waar zij bezoekers en medewerkers ontvangen. IT-medewerkers hebben apparatuur en netwerkverbindingen nodig die niet eenvoudig te verplaatsen zijn.
Andere medewerkers kunnen een werkplek krijgen die afhankelijk is van hun taken. Voor opdrachten van teams in wisselende samenstellingen, kun je modulaire werkplekken inrichten. Wij van Planeka kunnen je helpen met het bouwen van units die flexibel in je bedrijfsruimte te plaatsen zijn.
Onze werkplekunits zijn geschikt voor 1 tot meer dan 10 personen. Deze kantoorboxen zijn voorzien van netwerkaansluitingen, goed kantoorlicht en een luchtbehandelingssysteem. De modulaire units kunnen zelfs op elkaar worden gestapeld, zodat je het maximale uit je kantooroppervlak kunt halen.
4. De inrichting bedrijfsruimte uitbesteden
Een bedrijfsruimte inrichten kan een tijdrovende klus zijn. Om van een ontwerp naar een volledig ingericht kantoor te komen moet je rekening houden met elektrische bedradingen, luchtventilatiesystemen, daglicht, wettelijke eisen voor werkplekinrichting en nog veel meer.
Kies je ervoor om het inrichten van je bedrijfsruimte uit te besteden, dan ben je verzekerd van een goede analyse van je bedrijf en zaken die je nodig hebt. Wij kunnen je helpen om een goede indeling te maken die rekening houdt met je budget, je wensen en de wettelijke vereisten.
Het uitbesteden van de inrichting kan zelfs voordeliger uitvallen, omdat je geen extra kosten hoeft te maken voor last-minute klussen die eerder onvoorzien waren.
5. Kantoormeubelen aanschaffen of leasen
Goed kantoormeubilair is een belangrijke bedrijfsinvestering. Je wilt immers dat je medewerkers op een gezonde manier kunnen werken, zonder dat ze rug- en nekklachten krijgen. Bij de inrichting bedrijfsruimte is het dan ook van belang om rekening te houden met ergonomische werkplekken. Deze verhogen namelijk de energie en productiviteit van je medewerkers.
In plaats van een kantoor inboedel aan te schaffen, kun je er ook voor kiezen om te leasen. Dit is een milieuvriendelijke optie, want je gebruikt het kantoormeubilair zolang je het nodig hebt. Wanneer je het bedrijfspand verlaat of wanneer je je organisatie opnieuw wilt indelen, kun je eenvoudig voor een andere inrichting kiezen.
Daarnaast kun je kiezen voor tweedehands kantoormeubilair. Onderdelen van stoelen, bureaus en kasten worden gerenoveerd, zonder dat het bijdraagt aan de verhoging van de afvalberg. Het kan een belangrijk onderdeel van je bedrijfsimago zijn om een duurzaam ingericht kantoor te hebben.
6. Een gezond kantoor met goed licht en frisse lucht
Veel medewerkers die in een oud kantoor werken dat niet is gemoderniseerd, gaan aan het einde van de werkdag met hoofdpijnklachten naar huis. Vaak ontbreekt het aan goed licht, gezonde lucht en een optimale temperatuur op kantoor.
Zorg er daarom voor dat je goed gebruik maakt van het daglicht in je bedrijfspand. Wanneer dat niet mogelijk is, kun je ledverlichting plaatsen die het daglicht nabootsen. Mensen voelen zich meer gemotiveerd en zijn productiever als zij met goed licht kunnen werken.
Ook een gezonde lucht op kantoor is belangrijk. Je kunt regelmatig de ramen openzetten, maar een goed luchtbehandelingssysteem is nog veel beter. Met zo’n systeem kun je ook gelijk zorgen voor een optimale temperatuur op je kantoor.
7. Het aantal werkplekken op een kantoor
Voor de inrichting bedrijfsruimte moet je rekening houden met de ruimte per medewerker. Iedere medewerker heeft namelijk minimaal 7 m² aan werkruimte nodig als het vaste werkplekken betreft. Hoe je een kantoor van circa 20 m² optimaal kunt inrichten, kun je lezen in ons artikel: Hoeveel kantoorruimte heb je nodig per persoon?.
Niet alleen de bewegingsruimte en de loopruimte is van belang, maar ook de maatregelen tegen Corona. Medewerkers die niet thuis werken hebben bescherming tegen de overdracht van virussen nodig.
Je kunt dit regelen door voldoende ruimte te creëren en bureauschermen te plaatsen. Deze schermen zijn flexibel inzetbaar en zorgen bovendien ook voor een clean-deskbeleid en bescherming van je bedrijfsgegevens.
8. Kun je de inrichting bedrijfsruimte vergoed krijgen?
Er bestaan subsidies die duurzame bedrijfsinrichtingen bevorderen. Het gaat hier met name om het reduceren van CO2 -emissie van bestaande bedrijfsinrichtingen. ICT- en hightechbedrijven kunnen hiervoor mogelijk een subsidie krijgen, omdat de overheid het doel heeft om een belangrijke speler op de internationale markt te zijn.
Ook wanneer je actief bent in de agro- en foodsector of aan innovatieve productontwikkelingen doet, kun je mogelijk in aanmerking komen voor een subsidie. Het is daarom zeker de moeite waard om onderzoek te doen naar vergoedingen voor het inrichten van je bedrijfsruimte.
Krijg professioneel advies
Wij kunnen je voorzien van alle informatie die je nodig hebt voor een optimale inrichting bedrijfsruimte. We houden hierbij rekening met alle facetten: je budget, je wensen en de eisen van de overheid.
Je kunt ons inschakelen voor de volledige inrichting van je bedrijfsruimte: van ontwerp tot aan de aanschaf van kantoormeubilair. Neem contact op om meer te weten te komen.