We hebben allemaal onze eigen manieren om de perfecte werkomgeving te creëren. Sommige medewerkers hebben graag foto’s van hun gezin op het bureau, anderen houden van een minimalistische look. Er zijn ook medewerkers die hun bureau verstoppen onder stapels papier en hun beeldscherm beplakken met post-it notities.
Wil je een nette en georganiseerde indruk bij je bezoekers en klanten maken, dan is het invoeren van een clean desk policy een goed idee. Een andere belangrijke reden is dat je gevoelige gegevens beter beschermt.
Wat is een clean desk policy?
Een clean desk policy houdt een beschrijving in van hoe de werkplek eruit moet zien als deze wordt verlaten. Dit betekent dat het niet alleen gaat hoe het bureau eruit moet zien aan het eind van de werkdag, maar ook wanneer iemand een pauze neemt.
In de clean desk policy wordt beschreven hoe papieren documenten en notities moeten worden opgeborgen. Daarnaast kan in de policy worden vermeld hoe wordt omgegaan met beeldschermen, data-opslag en gevoelige gegevens.
Vaak wordt een clean desk policy gecombineer met een clear screen beleid. Dit houdt in dat iedereen aan het einde van de werkdag van zijn of haar computer uitlogt. Zo kunnen eventuele vertrouwelijke documenten of andere vertrouwelijke informatie niet bij derden terecht komen.
Waarom een clean desk policy invoeren?
Een opgeruimd bureau geeft de indruk van een gestructureerde en professionele organisatie. Naast dat het een goed beeld geeft voor bezoekers en klanten, zijn er andere redenen waarom een clean desk beleid nodig is. Met een clean desk policy zorg je ervoor dat:
De schoonmaakdienst de werkplekken sneller en beter kan schoonmaken;
Gevoelige gegevens beter worden beschermd;
Je bedrijf milieuvriendelijker is als er minder documenten worden uitgeprint;
Werknemers minder geprikkeld worden en geconcentreerder werken;
Je minder archiefruimte nodig hebt, waardoor je bedrijfsoppervlakte beter gebruikt kan worden.
Beveiliging van beleidsinformatie en persoonlijke gegevens
Vele werkplekken zijn voorzien van notities met gegevens die niet voor vreemde ogen bestemd zijn.
Denk bijvoorbeeld aan wachtwoorden op post-its, overzichten met telefoonnummers en e-mailadressen van medewerkers, notulen van vergaderingen, enzovoort.
Klanten en gasten die je bedrijf bezoeken, kunnen deze gegevens (onbedoeld) zien. Het lekken van gevoelige gegevens – ook al is het aan één persoon – kan negatieve gevolgen hebben voor je bedrijf.
Een clear screen policy is ook belangrijk om gevoelige gegevens binnen het bedrijf te houden. Computers worden aan het einde van de dag uitgeschakeld en beveiligd met een wachtwoord. Gedurende de werkdag zal er na enkele minuten van inactiviteit een screensaver opkomen en moet de computer weer met een wachtwoord worden ontgrendeld.
Hoe zorg je ervoor dat het clean desk beleid wordt nageleefd?
Met een clean desk policy kun je er dus voor zorgen dat je bedrijf georganiseerd overkomt en dat je verantwoord omgaat met gevoelige gegevens.
Om het beleid voor iedereen in de organisatie duidelijk te maken, geven we je hieronder een aantal tips.
1. Communiceer duidelijk over het nieuwe beleid
Zorg ervoor dat iedereen in de organisatie weet wat het clean desk beleid is en hoe dit nageleefd moet worden. Leg je medewerkers ook uit waarom dit beleid zo belangrijk is voor het bedrijf.
Beschrijf de procedures zo concreet mogelijk, zodat er geen twijfel bestaat over de uitvoering ervan. Probeer de procedures tegelijkertijd zo kort mogelijk te houden. Niemand heeft zin in een boek over opgeruimde bureaus.
2. Zorg voor routine
Wanneer je medewerkers ‘s ochtends binnenkomen, kunnen zij hun taken voor die dag inplannen en alleen de documenten, dossiers en formulieren die zij nodig hebben verzamelen. Zo blijven alle andere papieren die zij niet nodig hebben uit het zicht.
Aan het einde van de dag wordt alles weer netjes en op de juiste plek opgeborgen, en worden post-it notities en overbodige papieren vernietigd met een papierversnipperaar.
3. Laat medewerkers minder uitprinten
Door minder uit te printen, bespaar je niet alleen het milieu, maar zorg je ook voor opgeruimde bureaus. Daarnaast heb je minder archiefruimte nodig, wat weer scheelt in het onderhouden van extra bedrijfsruimte.
Het is een goed idee om gegevens te bewaren in de cloud, zodat je bij brand, diefstal of een virus niet alles kwijt bent.
4. Procedure bij het verlaten van de werkplek
Beschrijf niet alleen hoe de werkplek wordt achtergelaten als de medewerker de werkdag afsluit, maar ook wanneer een pauze wordt genomen.
Even een bakje koffie halen loopt soms uit op een gesprek met een collega op de gang. In die tijd staat het beeldscherm aan en liggen papieren open en bloot op het bureau. Mogelijke klantgegevens of gevoelige bedrijfsinformatie kunnen zo gezien worden door nieuwsgierige bezoekers.
Door afspraken te maken over het verlaten van de werkplek, verminder je de kans op negatieve effecten voor je bedrijf.
Maak er een punt van dat beeldschermen worden vergrendeld en papieren worden opgeborgen – ook als de werkplek maar even wordt verlaten.
5. Gebruik scheidingswanden om gevoelige informatie te beschermen
Scheidingswanden voor bureaus hebben vele voordelen:
Je voorkomt dat bedrijfsinformatie en persoonsgegevens per ongeluk worden gezien.
Scheidingswanden zijn in vele kleuren, maten en uitvoeringen verkrijgbaar. Lees hier alles over in ons artikel “Mobiele scheidingswanden | Waarom en hoe gebruik je ze?”.
Een bureau scheidingswand kan er ook voor zorgen dat de akoestiek in het kantoor wordt verbeterd.
Het beschermt je medewerkers tegen verspreiding van virussen.
Bureauwanden zijn een uitstekend middel om je clean desk policy uit te voeren en tegelijk te voldoen aan het beleid voor het beschermen van gevoelige gegevens.
Een succesvolle clean desk policy
Een clean desk policy stelt dat alle bureaus zonder papieren en notities worden achtergelaten bij het verlaten van de werkplek. In dit beleid kan ook worden beschreven hoe er wordt omgegaan met gevoelige data en hoe dit wordt nageleefd.
Een opgeruimd bureau kan ook een positieve invloed hebben op de productiviteit van je medewerkers. Zij hoeven niet meer te zoeken naar de juiste informatie en kunnen meer gestructureerd werken.
Het plaatsen van scheidingswanden verhoogt de privacy voor je medewerkers, zodat zij zich kunnen focussen op hun werk, zonder dat de gegevens kunnen worden ingezien.
Ongeacht het vertrouwen dat je in je werknemers en bezoekers stelt, je weet nooit wat iemand doet met de informatie die zij – per ongeluk – zien. Wees daarom proactief in het beschermen van je gegevens tegen kwaadwillendheid. Door het nemen van maatregelen zoals in dit artikel zijn benoemd, voorkom je negatieve gevolgen voor je bedrijf.
Wil je meer informatie over scheidingswanden voor werkplekken, neem dan contact met ons op. We helpen je graag jouw clean desk policy een succes te maken.