Exploitatiekosten zijn de kosten die je hebt als je eigenaar van onroerend goed bent of wanneer je het pand in gebruik hebt.
De exploitatiekosten betaal je jaarlijks en kunnen op verschillende manieren worden opgenomen in de jaarrekening.
Welke kosten vallen onder exploitatiekosten?
Er zijn verschillende kosten die onder de exploitatiekosten vallen, denk hierbij aan:
Vaste kosten;
De afschrijvingen van een gebouw, zoals belastingen en verzekeringen;
Onderhoudskosten, zoals schoonmaakkosten en energierekeningen;
Beïnvloedbare kosten zoals materiaal en elektrische installaties in het pand (hoe intensief het gebouw gebruikt wordt speelt hierbij een belangrijke rol).
In de meeste gevallen vallen de inboedelverzekering of glasverzekering echter niet onder exploitatiekosten.
De kosten van exploitatie kun je in je jaarbegroting opnemen door een inschatting te maken van de kosten die je hebt of door jaarlijks een vast bedrag hiervoor te reserveren. Dit bedrag kan vervolgens geïndexeerd worden.
Indexen van woningen, kantoorpanden en bedrijfsgebouwen
In Nederland kennen we de CBS-index, de BDB-index en de MBK-index.
Voor maatschappelijke gebouwen zoals buurthuizen, schoolgebouwen, sporthallen, verzorgingstehuizen, musea en bibliotheken wordt in Nederland vaak gekozen voor de vastgoedindex van Benchmark Gemeentelijk Vastgoed (BGV) en ROZ/IPD.
Centraal Bureau voor Statistieken (CBS)
De indexcijfers van het CBS omvat het landelijk gemiddelde van alle woningen in Nederland.
Het CBS baseert haar indexcijfers op de aannemingssom van woningen in de sociale sector waarvoor een vergunning verleend is in een bepaald kwartaal.
Deze index houdt rekening met veranderingen in kosten m.b.t.:
Productiviteit;
Materialen en lonen;
Winst en risico;
De marktsituatie;
Voortgaande automatisering en verbeterde bouwtechnieken.
Bureau Documentatie Bouwwezen (BDB)
De maandelijkse indexcijfers van het BDB gaan over woningen en utiliteitsbouw zoals kantoren en bedrijfsgebouwen.
Deze cijfers houden rekening met o.a.:
Materialen;
Manuren;
Uitvoeringskosten.
Het BDB houdt in deze cijfers geen rekening met kosten voor technologische ontwikkelingen, veranderende arbeidsproductiviteit, winst, grondkosten, leges en aansluitkosten.
Misset BouwKosten (MBK)
De indexcijfers van het MBK worden door uitgeverij Misset en Reed Business vastgesteld en zijn gebaseerd op de kosten van onderhoud aan woongebouwen die in beheer zijn van een woningstichting.
De MBK indexeert ook de kosten voor bedrijfsgebouwen en kantoorpanden.
Kosten die worden meegenomen in de indexcijfers betreffen o.a.:
Luchtbehandeling;
Verlichting;
Brandbeveiliging;
Zonwering;
Elektrische installaties.
Keuze indexcijfer voor de exploitatiekosten
Het juiste indexcijfer is afhankelijk van de aard en het type gebouw dat je in gebruik hebt of waarvan je eigenaar bent.
Voor de utiliteitsbouwsector liggen de indexcijfers van BDB en MBK voor zowel bedrijfsgebouwen als voor kantoorpanden het meest voor de hand.
Wat laat een exploitatiebegroting zien?
In een exploitatiebegroting laat je per maand zien wat de verwachte omzet is over het komende kalenderjaar. In deze begroting neem je ook de maandelijkse inkoop en kosten van je bedrijf op.
In je exploitatiebegroting neem je ook de kosten op die de waardeverminderingen van je bedrijfsmiddelen laten zien. Dit zijn de jaarlijkse afschrijvingen voor je bedrijf.
Over een periode van 10 jaar kun je deze kosten berekenen met de volgende formule:
Aanschafprijs – restwaarde / 10 jaar
Exploitatiekosten bij bouw- en verbouw van kantoren
Het berekenen van de exploitatiekosten bij het bouwen of verbouwen van je kantoor is van onschatbare waarde. Het kan je namelijk veel geld schelen als je van tevoren weet wat de geschatte kosten zijn over de investeringen die je gaat doen.
De exploitatiekosten van een gebouw lopen uiteen van onderhoud, beheer, logistiek en facilitaire dienstverlening tot water- en energiekosten.
Om een goed beeld te hebben van het totaalplaatje, heb je een overzicht nodig van alle kosten die worden gemaakt tijdens een verbouwing en de daaropvolgende jaren gedurende het gebruik van het pand.
Zonder overzicht en een hoger energieverbruik van het pand dan verwacht, kan het pand minder aantrekkelijk maken voor verkoop of verhuur.
Bij het berekenen van de exploitatiekosten moet er ook rekening gehouden worden met de veranderde wetgeving en eisen met betrekking tot duurzaam bouwen.
Het gaat bij de exploitatiekosten dus niet alleen om de initiële kosten, maar ook over de kosten en baten die je hebt gedurende de hele levensduur van het pand.
Lees meer over de kosten van groot onderhoud van een kantoor in ons artikel “Wat is groot onderhoud van een kantoor en wat kost het?”.
Hulp bij het vaststellen van de exploitatiekosten
Planeka heeft door vele jaren ervaring in het bouwen en verbouwen van kantoren een goed oog voor de kosten die je kunt verwachten.
Wij kunnen je helpen een analyse uit te voeren voor elke fase in een (ver)bouwproject: van planning tot aan het einde van de levensduur van het kantoorpand.
Wil je slimme tips om een verbouwing goed te laten verlopen, vraag dan onze “Complete kantoorverbouwing checklist” aan.