Als eigenaar of huurder van een kantoor heb je te maken met onderhoudskosten. Groot onderhoud valt hier ook onder. Kom er achter wat groot onderhoud van een kantoor precies inhoudt en wat de kosten zijn. In dit artikel gaan we dieper in op beide onderwerpen.

Wat is het verschil tussen onderhoud en groot onderhoud?

Vervangen of herstellen van onderdelen van een bedrijfspand waardoor het comfort voor bezoekers en medewerkers hetzelfde blijft, valt onder onderhoud. Hiervoor zijn zowel de huurder als verhuurder verantwoordelijk. Lees in ons artikel “Kantoor onderhoud” hoe je een bedrijfspand onderhoudt.

Onder groot onderhoud vallen werkzaamheden die nodig zijn voor de instandhouding en het gebruik van het pand. Je kunt hierbij denken aan onderhouds- en herstelwerkzaamheden van o.a. funderingen, gevels, buitenkozijnen, dakbedekking en goten, riolering, leidingen voor gas, water en elektriciteit, het sanitair en elektrische installaties. Voor groot onderhoud is meestal de verhuurder verantwoordelijk

Exploitatiekosten van een kantoor of bedrijfspand

Kosten voor groot onderhoud maken deel uit van de exploitatiekosten. Onder exploitatiekosten vallen kosten voor energie, onderhoud, schoonmaak, afschrijvingen, belastingen en verzekeringen. De exploitatiekosten komen zowel voor rekening van de huurder als de verhuurder van een kantoor of bedrijfspand.

Kosten van groot onderhoud van een kantoor

Groot onderhoud van een kantoor is belangrijk om de waarde van het pand te behouden. De kosten hiervan zijn onder andere afhankelijk van het gebruikte materiaal in het kantoorpand. De kostenpost van groot onderhoud voor een kantoorpand is onder te verdelen in:

  • Bouwkundige kosten: vloeren, kozijnen, rioleringen, het dak, etc.
  • Installatiekosten: klimaatbeheersing, ventilatie, elektra, etc.
  • Schoonmaakkosten: schoonmaken van de ruimtes in het pand, beglazing, liften, verwijderen van afval, etc. 
Groot onderhoud en klimaatbeheersing op kantoor

Planmatig onderhoud van een bedrijfspand

Het is goed om bij huur of verhuur van een kantoor de onderhoudskosten vast te stellen en een meerjarenplan voor het onderhoud op te stellen. Planmatig onderhoud van je bedrijfspand zorgt ervoor dat je de waarde en kwaliteit van het pand behoudt.

Daarnaast bespaar je op herstelkosten en weet je waar je aan toe bent als het gaat om je onderhoudsbudget. 

Administratieve kosten

De administratieve kosten voor het onderhouden en beheren van een bedrijfspand maken ook deel uit van de exploitatiekosten. Hieronder vallen onder andere het opstellen van contracten, klachtenafhandeling en het aansturen van onderhoud.

De hoogte van deze kosten hangt af van de gebruiksfunctie van het pand, de materialen en installaties die aanwezig zijn en de intensiteit van gebruik van het pand.  

Geen groot onderhoud door de verhuurder

Als de verhuurder van een kantoorpand geen of onvoldoende groot onderhoud uitvoert, dan kunnen er een aantal problemen ontstaan:

  • Het risico op letsel door ongevallen in het pand is groter;
  • De uitstraling en het vertrouwen in het bedrijf dat in het pand gevestigd is daalt;
  • De verzekering keert niets uit bij schade als dit het gevolg is van achterstallig onderhoud;
  • Het kantoorpand kan door de gemeente worden gesloten als er geen verplichte vergunningen zijn verkregen door achterstallig onderhoud.

Wettelijke verplichtingen

Een bedrijfspand moet altijd aan de voorschriften van het bouwbesluit voldoen. Drie wettelijke kaders zijn hier van belang:

  • De koop- of huurovereenkomst;
  • De Arbowet;
  • Het Bouwbesluit.

Veiligheid

Volgens het Burgerlijk Wetboek mag je als huurder of koper van een kantoorpand ervan uitgaan dat een kantoorpand geschikt is om als kantoor te gebruiken. De eigenaar van het pand is verantwoordelijk voor het opvolgen van de wettelijke regels.

De verantwoordelijkheid voor het onderhouden van installaties, de aanwezigheid van blusmiddelen bij brand, etc. wordt in de huurovereenkomst bepaalt. Als de eigenaar van het pand als verantwoordelijke aangewezen wordt, heb je als huurder altijd de morele verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je kantoor veilig te gebruiken is.

De Arbowet en brandveiligheid

Een kantoor moet een goede en veilige werkomgeving bieden. Zowel het Bouwbesluit als de Arbowet stelt dat er in het gebouw voldoende veiligheidsvoorzieningen aanwezig zijn.

Deze voorzieningen moeten onderhouden worden voor het geval van een ongeval of brand. Voor de brandveiligheid moet een pand bijvoorbeeld voldoen aan de veiligheidsregels voor nooduitgangen, looproutes, liften, automatische deuren, alarminstallaties, en luchtbehandelingsinstallaties die over meerdere verdiepingen doorlopen. 

Daarnaast moeten de gebruikers van het pand gezond en veilig kunnen werken. Dit betekent dat er ook gekeken moet worden naar kantoorverlichting, de klimaatbeheersing en het kantoormeubilair. In het huurcontract wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de installatie en onderhoud van deze voorzieningen. 

Het Bouwbesluit

Bij groot onderhoud aan een bedrijfspand moet altijd rekening worden gehouden met de regelgeving van het Bouwbesluit. Dit besluit stelt onder andere regels op voor brandveiligheid van het pand. Hierbij gaat het niet alleen om vluchtroutes, nooduitgangen en alarminstallaties. Ook het materiaal dat voor wanden, plafonds en ramen wordt gebruikt, moet voldoen aan deze regelgeving. 

Complete Kantoorverbouwing Checklist

Brandwerende kantoorwanden en kabelmanagement

Brandwerende kantoorwanden kunnen hun brandveilige eigenschappen verliezen als ze verouderd zijn of als ze zijn gerepareerd met ongeschikte materialen. Dit kan gebeuren als er bij een verbouwing nieuwe leidingen of kabels door de wand zijn aangebracht. Aangrenzende constructies van wanden met vloeren, plafonds, ramen en deuren moeten een brandwerende randaansluiting hebben en goed onderhouden worden. 

Groot onderhoud kantoor en brandveiligheid kantoorwanden

Draadglas vervangen in brandwerend glas

In oudere panden is vaak draadglas toegepast. Draadglas heeft een aantal nadelen: 

  • het houdt voor een beperkte tijd vuur en rook tegen;
  • stralingswarmte van vuur gaat gemakkelijk door het glas waardoor het een vluchtroute kan blokkeren. 

Bij groot onderhoud wordt aangeraden draadglas te vervangen door nieuw brandwerend glas dat aan moderne brandveiligheidseisen voldoet. 

Duurzaamheid en onderhoudskosten

Vanuit de overheid zijn eisen gesteld aan de duurzaamheid van een bedrijfspand. Hier vallen onder andere CO2-reductie en het energielabel onder. Dit heeft tot gevolg dat de kosten voor groot onderhoud hoger zijn als in het pand duurzame voorzieningen moeten worden aangebracht. Je kunt hierbij denken aan een nieuw klimaatbeheerssysteem, plafondverwarming of het aanbrengen van scheidingswanden

Subsidie voor duurzaamheid

Om te voldoen aan de eisen van de overheid om een bedrijfspand klimaatneutraal en energiezuinig te maken, zijn er subsidies beschikbaar. Zo bestaat voor het MKB de Demonstratie Energie- en Klimaatinnovatie (DEI+)-subsidie. Deze subsidie kun je als MKB-er aanvragen als je initiatieven neemt die een circulaire economie bevorderen.

Er zijn ook energie- en investeringssubsidies voor duurzame energie. Je kan in aanmerking komen voor een van deze subsidies als je een nieuwe waterpomp, zonneboilers of een koelplafond in je bedrijfspand installeert. 

Neem contact op

Zoals je in dit artikel kunt lezen, zijn er veel factoren die de kosten voor groot onderhoud beïnvloeden. Heb je plannen om je kantoor of bedrijfspand te verbouwen of groot onderhoud uit te voeren, neem dan contact met ons op. Wij hebben meer dan 20 jaar ervaring en weten waar je op moet letten om aan alle regels te voldoen en hoe je tegelijk op je onderhoudskosten kunt besparen. Lees ook onze “Complete kantoorverbouwing checklist” met slimme tips om een verbouwing goed te laten verlopen.

Pin It on Pinterest

Share This