Een vergaderruimte inrichten lijkt eenvoudig. Je zet een aantal tafels en stoelen in een ruimte, je zorgt voor een white board, een scherm waarop je laptops kunt aansluiten en voldoende stopcontacten.
Op deze manier wordt vaak een saaie ruimte gecreëerd die mensen niet de energie geven om actief bij te dragen aan een vergadering.
Een goede inrichting van een vergaderruimte vraagt om meer aandacht. Lees onze 7 tips voor het inrichten van een ruimte waarin je vruchtbare vergaderingen kunt houden.
1. Voor wie richt je een vergaderruimte in?
Het kan een groot verschil maken of je een vergaderruimte inricht voor een projectteam of voor de raad van bestuur.
Een projectteam heeft bijvoorbeeld regelmatig lange vergaderingen waarin iedereen een actieve rol heeft. Afhankelijk van de projectfase, bespreekt het team de mogelijkheden van een project, komt met ideeën om problemen op te lossen en beschrijft de projectfasen.
Voor een projectteam is het dus belangrijk dat zij de ruimte hebben om zich te bewegen, dat er voldoende frisse lucht in de ruimte is en dat zij hier kunnen lunchen.
Een vergadering van de raad van bestuur wordt meestal ‘s avonds gehouden waarbij er vaak een soepje en een broodje worden geserveerd. De bestuursleden nemen besluiten over de ingediende voorstellen van het bedrijf.
Soms worden er presentaties gegeven waarvoor een tv-scherm en een laptop en een whiteboard of flipover nodig zijn. Een ruimte voor bestuursvergaderingen vraagt om een comfortabele en sfeervolle inrichting.
2. De opstelling van de tafels in een vergaderruimte
Vergaderruimten kunnen worden ingedeeld naar de functie van een vergadering:
U-vorm opstelling. Deze vorm is zeer geschikt voor presentaties.
Ronde opstelling. Dit is een ideale opstelling voor overleggen zonder presentaties.
Vierkante opstelling. Deze opstelling is in het algemeen vaak minder goed geschikt, omdat deelnemers die naast elkaar zitten minder zichtbaar zijn voor elkaar.
Als je een vergaderruimte inricht, is het dus goed om een ontwerp te maken gebaseerd op de functie van de vergaderingen. Om gebruik te maken van verschillende opstellingen is het belangrijk dat je voldoende ruimte houdt om tafels te verschuiven.
Met een goed doordacht ontwerp zorg je ervoor dat elke vergadering efficiënt en vruchtbaar verloopt. Daarnaast bespaar je ook geld, omdat een goede vergaderruimte ervoor zorgt dat er niet hoeft te worden uitgeweken naar andere locaties.
3. Toegankelijkheid van de vergaderruimte
Waar je de vergaderruimte inricht is ook een belangrijk aandachtspunt. Plaats je het op een gang te midden van kantoren, dan kunnen kantoormedewerkers hier overlast van ervaren.
De looproute van en naar de vergaderruimte en de akoestiek van de ruimte moeten hierdoor ook worden meegenomen in het ontwerp.
Niet alleen de plaats van de vergaderruimte, maar ook de sanitaire voorzieningen zijn van belang. Het is goed om toiletten in de buurt van de vergaderruimte te hebben, zodat deelnemers zo min mogelijk tijd buiten de vergaderzaal besteden.
Een ander belangrijk aandachtspunt is de toegankelijkheid voor rolstoelen en serveerwagentjes voor de catering:
Is de looproute naar de vergaderruimte hiervoor geschikt?
Zijn er geen trappen of hoge drempels aangebracht die voor problemen kunnen zorgen?
Is de gang naar de vergaderruimte en het toilet breed genoeg voor rolstoelgebruikers?
Neem deze vragen met de oplossingsmogelijkheden mee als je een ontwerp maakt voor een vergaderruimte.
4. De vergaderruimte inrichten voor het gebruik van technische apparaten
Voor vergaderingen wordt allerlei technisch apparatuur gebruikt. Van smart-tv’s en laptops tot aan microfoons en videocamera’s. Deze apparaten hebben aansluitingspunten nodig op de plaatsen waar ze in gebruik zijn.
Er zijn voldoende stopcontacten nodig om mobieltjes en andere apparaten op te laden. Om te voorkomen dat je een onveilige omgeving creëert waarin kortsluiting ontstaat en waar mensen over kabels struikelen, zorg je voor een bekabelingsplan.
Het is goed om in je ontwerp voor een vergaderruimte een plan voor kabelmanagement op te nemen. Met zo’n plan bedenk je vooraf waar de aansluitpunten komen en hoe de bekabeling wordt aangelegd.
Weggewerkte kabels zorgen ervoor dat je een nette vergaderruimte hebt. Bovendien zorgt een dergelijk plan ervoor dat de kabels makkelijk te onderhouden en vervangbaar zijn.
5. De akoestiek van de vergaderruimte
Vergaderruimtes kunnen hol klinken. Vooral als de muren bestaan uit hard materiaal dat geluid afketst.
Het is niet prettig om aan een vergadering deel te nemen die in een ruimte wordt gehouden met een slechte akoestiek. Voor mensen die slechthorend zijn levert een dergelijke ruimte zeker geen prettige ervaring op.
Om voor een goede verstaanbaarheid van de sprekers te zorgen, kun je gebruik maken van een ringleiding. Je voorkomt hiermee dat geluiden in de ruimte gaan ‘rondzingen’.
Je kunt ook gebruik maken van akoestiek wanden of wandbekleding. Deze vangen de achtergrondgeluiden in de ruimte op waardoor mensen minder last van storende geluiden hebben.
Akoestiek wanden zijn te verkrijgen in veel verschillende formaten en kunnen zelfs verplaatst worden. Ze zijn hierdoor erg praktisch voor vergaderruimten. Dit geldt zowel voor grote bijeenkomsten als voor kleinere vergaderingen.
6. De ideale verlichting voor een ruimte voor bijeenkomsten
Goede verlichting behoort tot de basisvoorziening van een vergaderruimte. Een vergaderruimte inrichten met slechte verlichting of ouderwetse Tl-buizen is funest voor besprekingen.
Het meest ideaal is een vergaderruimte met ramen die voldoende daglicht binnenlaten. Je moet echter voorkomen dat het daglicht niet storend werkt op de beeldschermen die in gebruik zijn.
Gedurende de dag kan het daglicht worden aangevuld met accentverlichting. Deze geven een prettige sfeer en geven extra licht waar nodig.
Is er weinig natuurlijk licht, dan kun je gebruik maken van ledverlichting die het daglicht nabootsen. Voor goed licht in vergaderruimtes let je op de kleurtemperatuur.
Een kleurtemperatuur van 4000K lijkt op daglicht en biedt de juiste helderheid en lichtintensiteit. Met goede verlichting voorkom je dat deelnemers last krijgen van hoofdpijn, vermoeide ogen en lusteloosheid.
7. Ergonomisch en comfortabel meubilair met mogelijkheden om te staan
Vergaderen betekent vaak een lange zit. Het is bekend dat lang zitten zonder tussendoor te bewegen en even rond te lopen niet gezond is.
Vergaderingen vragen niet per se alleen maar om zitplaatsen. Je kunt een vergaderruimte ook inrichten met stabureaus, zit-statafels, of een combinatie van vergadertafels met stoelen en statafels.
Deelnemers moeten de mogelijkheid krijgen om te gaan staan en zich even te bewegen, om zowel lichamelijk als mentaal actief te blijven. Het draagt bij aan hun gezondheid en zorgt voor prettige en vruchtbare vergaderingen.
Schakel Planeka in voor de inrichting van je vergaderruimte
Voor het inrichten van een vergaderzaal met de juiste meubels die ergonomisch en comfortabel zijn, kun je bij Planeka terecht. Onze 20-jarige ervaring met het inrichten van kantoren, bedrijfspanden en ook vergaderruimtes levert veel toepasbare kennis op.
Neem contact met ons op als je een ontwerp van je vergaderruimte nodig hebt of als je je vergaderruimte opnieuw wilt inrichten. Wij houden rekening met je wensen en je budget. We denken met je mee over de beste oplossingen die specifiek zijn voor jouw bedrijf, je medewerkers en je klanten.