Als je eigenaar van een pand bent en je wilt het verhuren, dan heb je met veel wet- en regelgevingen te maken. Huur je een kantoor, ook dan is het verstandig goede afspraken met de eigenaar van het kantoor te maken. In ons artikel “kantoor onderhoud” kun je lezen wat er zoal bij het onderhouden van een kantoor komt kijken. In het onderstaand artikel gaan we in op het onderhoudscontract voor kantoren. 

Onderhoudscontracten voor kantoren: waarom zijn ze nodig?

Naast het feit dat een goed onderhouden bedrijfspand voor een fijne werkomgeving zorgt, zijn er meer redenen waarom je een onderhoudscontract nodig hebt. 

  • Verzekeringen, zoals voor opstal en inventaris, dekken geen schade die veroorzaakt is door slecht onderhoud.
  • Veiligheid: ongelukken worden voorkomen door groot onderhoud op tijd uit te voeren. Het dak, plafonds, elektriciteitkabels, leidingen, etc. blijven in een goede staat. 
  • Het voorkomt onenigheid tussen huurder en verhuurder op het moment dat onderhouds- of herstelwerkzaamheden nodig zijn.
  • Beide partijen weten waarvoor zij verantwoordelijk zijn en welke kosten zij moeten maken om de bedrijfsruimte goed te onderhouden.  

Verantwoordelijkheden verhuurder

In ons artikel “Wat zijn de verplichtingen van de verhuurder van mijn bedrijfspand?” kun je lezen waarvoor de verhuurder en de huurder van een bedrijfspand verantwoordelijk zijn.  Over het algemeen is de huurder verantwoordelijk voor kleine onderhouds- en herstelwerkzaamheden. De verhuurder draagt zorg voor groot onderhoud.

We raden aan om dit in onderling overleg te specificeren en vast te leggen in het huurcontract. Een onderhoudscontract kan aan het huurcontract toegevoegd worden.

Wat neem je op in een onderhoudscontract?

Een goed onderhoudscontract bevat duidelijke afspraken over onderhouds- en herstelwerkzaamheden van het pand. Denk hierbij aan de volgende punten:

  • Vernieuwing: zijn er onderdelen van het pand toe aan vernieuwing?
  • Reparatie: is reparatie nodig van onderdelen van het pand?
  • Klimaatbeheer:
    • Temperatuur: is de temperatuur in het kantoor goed te regelen?
    • Luchtvochtigheid en CO2: zijn deze conform de Arbo-eisen voor een kantoor?
    • Luchtverversing: voldoet de luchtkwaliteit aan het Arbobesluit Artikel 6.2?
    • Verlichting: voldoet de verlichting aan de eisen van een goede werkplek?
    • Geluidsniveau: is het kantoor voldoen geïsoleerd met geluidsabsorberend materiaal om de akoestiek en omgevingsgeluid te controleren?
    • Onderhoudskosten (incl. schoonmaak): wie betaalt voor welk onderhoud?
    • Energiekosten: hoe worden de energiekosten van het bedrijfspand verdeeld? Is hierop te bezuinigen door de technische installaties te vernieuwen? Kunnen milieuvriendelijke en energiebesparende alternatieven geïnstalleerd worden?
    • Storingen: wie draagt zorg voor het verhelpen van storingen van technische installaties? En wie betaalt?

Verplichtingen naast het onderhoudscontract

De verhuurder moet voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. In het huurcontract kunnen de dringende werkzaamheden en/of renovatie worden opgenomen om aan deze verplichtingen te voldoen. Wil je hier niet aan meewerken of doet de verhuurder niets om aan de verplichtingen te voldoen, dan loop je het risico dat de ruimte na 1 januari 2023 niet meer als kantoor gebruikt mag worden. 

Labelplicht voor kantoorruimtes

De verhuurder is verantwoordelijk voor het aanvragen van het energielabel en voor het voldoen aan de energielabel-C-verplichting. Dit energielabel is 10 jaar geldig. Als huurder van een kantoorpand, doe je er goed aan om na te vragen welk energielabel het pand heeft. Voldoet het kantoorpand nog niet aan de Label-C-plicht, vraag dan welke maatregelen worden getroffen en welke werkzaamheden voor jouw rekening komen. 

Werkzaamheden die bepalend zijn voor het energielabel

Om te voldoen aan de eisen van een energielabel C, B of A, is de status van de volgende bouwkundige eigenschappen en gebouw-gebonden-installaties van belang:

Complete Kantoorverbouwing Checklist
  • Isolatie van vloeren, muren, ramen en het dak;
  • Verwarming (incl. warm tapwater) en koeling;
  • Ventilatie en luchtvochtigheid;
  • Verlichting;
  • Gebruik van zonne-energie.

Nieuwe huurovereenkomsten en Energielabel A voor bedrijfspanden

Als je een nieuwe huurovereenkomst aangaat, hou er dan rekening mee dat de overheid plannen heeft om energielabel A voor bedrijfspanden per 1 januari 2030 te verplichten. In de meeste gevallen zijn hier verbouwingen nodig waarvoor de eigenaar van het pand verantwoordelijk is. In onderling overleg kunnen afspraken worden gemaakt over de aanpassingen van het kantoor om te zijner tijd te voldoen aan deze plicht. Ook deze afspraken kunnen worden opgenomen in het onderhoudscontract.

onderhoudscontract kantoren

Een onderhoudscontract van Planeka

Bij Planeka kunnen we je helpen om het periodieke onderhoud van je kantoorpand te verzorgen. Wij bouwen, verbouwen en renoveren al meer dan 20 jaar niet alleen bedrijfspanden en kantoren, maar ook overheidsgebouwen, scholen en ziekenhuizen.

Wil je meer weten over een onderhoudscontract van Planeka? Vul dan onderstaand formulier in en we nemen binnen één werkdag contact met je op.

Pin It on Pinterest

Share This