Een kantoorverbouwing of renovatie is een grote klus. Zo’n klus wordt vaak onderschat. Er zijn altijd onvoorziene gebeurtenissen die vertraging kunnen veroorzaken. Het is dus belangrijk dat het project in goede banen wordt geleid en dat het budget niet wordt overschreden.
Met een plan van aanpak voor een project kun je goed faseren en houd je overzicht. Het is een goed hulpmiddel voor een succesvolle uitvoering van de verbouwing of renovatie. We vertellen hier meer over zo’n projectplanning en de onderdelen ervan.
Wat is een plan van aanpak precies?
Bij een grote renovatie of verbouwing van een kantoor komt veel kijken. Je kunt het overzicht al snel verliezen als je nagaat wat er allemaal moet gebeuren voor de projectinrichting.
Een plan van aanpak biedt uitkomst. In dit plan zet je wat er allemaal gedaan moet worden tijdens de renovatie of verbouwing, het tijdschema en wie de uitvoering gaat verzorgen.
Het belang van een plan van aanpak
Niet iedereen heeft veel ervaring met kantoorverbouwingen. Om te zorgen dat alles volgens plan verloopt en de kosten niet uit de hand lopen, is een plan van aanpak noodzakelijk.
Het plan kan ook gebruikt worden als basis voor offertes voor de bedrijfsinrichting als er externe partijen worden ingeschakeld.
Onderdelen van een plan van aanpak voor een project
Er zijn een aantal onderdelen die niet mogen ontbreken in een goed plan van aanpak waarbij een vlekkenplan vaak de eerste stap is bij een kantoorverbouwings- of renovatieproject.
In de rest van het plan wordt de realisatie van het project beschreven, dat bestaat uit diverse onderdelen.
Inleiding
In de inleiding staat waarom het project wordt opgezet, dus wat het doel is. De inleiding vermeldt ook de wensen en behoeften van de organisatie.
De belangrijkste kenmerken van het project worden benoemd, zoals bijvoorbeeld het verbeteren van de akoestiek of de overstap naar een circulaire projectinrichting.
Bedrijfsinformatie
In het hoofdstuk bedrijfsinformatie vermeld je voor wie de klus wordt uitgevoerd. Je kunt hier ook neerzetten welke wensen en behoeften de organisatie heeft bij deze renovatie.
Wil men bijvoorbeeld een duurzame kantoorrenovatie? Een inventarisatie zorgt hierbij voor een goede basis.
Doelstellingen
In dit hoofdstuk staan de doelen van de kantoorverbouwing. Door deze doelen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) te maken, worden ze duidelijk en concreet. Hoe duidelijker de doelstellingen zijn, hoe makkelijker het is om ze te realiseren.
Afbakening
De afbakening is het hoofdstuk waarin wordt besproken hoeveel tijd, geld en mankracht er aan het project mag worden besteed.
Fasering
De fasering is een beschrijving van de stappen die achtereenvolgens moeten worden uitgevoerd. Een fase kan een verdieping zijn, of de installatie van een nieuw klimaatsysteem. Door een project te faseren blijft de kantoorverbouwing of -renovatie beheersbaar en uitvoerbaar.
Organisatie
Dit is een heel belangrijk hoofdstuk van het plan van aanpak. Hierin zet je de taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tijdelijke verhuizingen van meubilair of personeel neem je ook op in dit hoofdstuk.
Concrete planning
De planning bestaat uit een overzicht met de dagelijkse of wekelijkse planning van het project. Hierin worden de volgorde en doorlooptijden van de verschillende stappen omschreven.
In de planning staan ook de deadlines en cruciale beslismomenten die van belang zijn voor de verbouwing of renovatie.
Besteed je kantoorproject uit aan Planeka
Een kantoorverbouwing is een flinke klus, waarbij de kosten soms voor onverwachte verrassingen kunnen zorgen. Bovendien kost het tijd en energie.
Je kunt het ook uitbesteden aan Planeka. Door onze lange ervaring met het verbouwen van kantoorruimtes en andere bedrijfsruimten kunnen we het hele traject uit handen nemen. Zo kan personeel zo lang mogelijk door blijven werken.
Meer weten? Neem dan contact met ons op.