Door nieuwe manieren van werken ontstaat de behoefte om het beschikbare vloeroppervlak op kantoor beter te benutten. Met een ruimteplanning op kantoor ontstaat inzicht in het benodigde aantal vierkante meters en de manier waarop deze zo efficiënt mogelijk ingericht kunnen worden.
Met goede ruimteplanning kan er efficiënt gewerkt worden, wordt er beter samengewerkt en ontstaat er een prettige werkomgeving. Bovendien worden er geen onnodige vierkante meters in beslag genomen, waardoor bedrijven mogelijk kunnen besparen op het aantal gehuurde vierkante meters.
We bespreken hier de belangrijkste aspecten van ruimteplanning en geven praktische tips voor een optimale kantoorindeling.
Wat is ruimteplanning?
Ruimteplanning heeft alles te maken met de indeling van een ruimte. In een ruimteplan of indelingsplan wordt visueel weergegeven hoe elke vierkante meter van een woon- of werkruimte optimaal benut kan worden.
In het ruimteplan staat ook hoe de natuurlijke lichtinval geoptimaliseerd wordt en hoe je gemakkelijk van de ene naar de andere ruimte kunt gaan. Hierbij wordt rekening gehouden met doorloopruimte, afmetingen van meubels en ruimte en de algemene indeling van de meubels.
Wat is ruimteplanning op kantoor?
Ruimteplanning is een vast onderdeel van het kantoorconcept. Zo’n concept wordt gemaakt bij nieuwe kantoren, maar ook bij een renovatie of verbouwing.
Eerst worden hiervoor alle wensen en behoeften in kaart gebracht. Op basis van deze behoefte-analyse wordt een creatieve visie voor de kantoorruimte gemaakt.
Vervolgens wordt de ruimteplanning gemaakt. In het ruimteplan staan plattegronden, indelingen en de optimalisatie van de beschikbare kantoorruimte.
Het voordeel van ruimteplanning is dat het inzichtelijk maakt hoe een kantoor het beste kan worden ingedeeld. Het maakt inzichtelijk hoeveel vierkante meter kantoorruimte je nodig hebt.
Met een slimmere indeling kan de benodigde ruimte verminderd worden, zonder dat de functionaliteit of het werkplezier achteruit gaan. Dit is vooral handig voor bedrijven waar medewerkers steeds vaker thuiswerken.
Ruimte per medewerker
Het belangrijkste uitgangspunt voor het indelen van ruimtes is om te bepalen hoeveel kantoorruimte per medewerker nodig is. Werknemers hebben voldoende werkruimte nodig om comfortabel en efficiënt hun werk te doen. De benodigde ruimte per medewerker is vastgelegd in de norm NEN 1824-2012.
Vaste werkplekken
Voor vaste werkplekken geldt dat er minimaal 4 vierkante meter per werknemer beschikbaar moet zijn voor een bureau, stoel en opbergruimte. Daarnaast moet er voldoende bewegingsruimte zijn.
Als het kantoor een oppervlakte van 100 vierkante meter heeft, dan kun je daar ongeveer 20 vaste werkplekken inrichten van 4 vierkante meter. Er blijft dan nog 20 vierkante meter open ruimte over voor loopruimte en kasten.
Gedeelde ruimtes
Elk kantoor heeft een of meerdere gemeenschappelijke ruimtes die door meerdere medewerkers tegelijk gebruikt worden. Denk bijvoorbeeld aan vergaderruimtes of ontspanningsruimtes.
Voor een gemeenschappelijke ruimte geldt een andere norm voor het benodigde aantal vierkante meters per ruimte, dan voor vaste werkplekken. Hieronder bespreken we de ruimteplanning voor de verschillende soorten gemeenschappelijke ruimtes.
Vergaderruimtes
Vergaderruimtes zijn onmisbaar voor een effectieve communicatie en samenwerking op kantoor. Bij het inrichten van een vergaderruimte is het belangrijk om te weten wat het aantal vierkante meters kantoorruimte is wat gereserveerd moet worden.
Ook hier is weer een richtlijn voor. Zo zegt de Arbo dat er in een vergaderruimte minimaal 2 vierkante meter per persoon beschikbaar moet zijn.
Voor de vergaderruimte zelf is 20% van het kantooroppervlak een goede vuistregel. Een kantoor van 200 vierkante meter heeft dus een vergaderruimte van 40 vierkante meter nodig.
Ontspanningsruimtes
Voor het welzijn van medewerkers zijn ontspannings- of relaxruimtes nodig. Dit zijn comfortabele ruimtes waar collega’s elkaar ontmoeten en iedere dag kunnen ontspannen tijdens de pauzes.
De ontspanningsruimte moet binnen een straal van 100 meter van de werkplekken liggen. De afstand tussen de ontspanningsruimte en de toiletten moet minder dan 30 meter zijn.
In het ideale geval valt er natuurlijk daglicht naar binnen in de ruimte en is er plaats voor ongeveer 10% van de werknemers.
Lunchruimte
De lunchruimte of kantine is een belangrijke plek waar medewerkers nieuwe energie krijgen. Door samen te eten op een gezellige plek, kunnen ze na de lunch weer enthousiast aan het werk. Zorg dus dat de lunchruimte uit het zicht is van de werkplek.
De lunchruimte moet geschikt zijn als pauze ruimte. De ruimte moet groot genoeg zijn voor alle medewerkers (1 vierkante meter per persoon) en er moeten voldoende tafels en stoelen staan.
Je kunt de kantine inrichten met stapelbare stoelen, lange tafels, krukken, bartafels of treinbanken. Zo maak je er een gezellige ruimte van.
Wachtruimte
Op kantoren waar bezoekers of klanten langs kunnen komen, wordt vaak bij de receptie een wachtruimte ingericht. De oppervlakte van de wachtruimte is afhankelijk van het aantal bezoekers en kan dus per bedrijf verschillen.
Er moet altijd voldoende ruimte zijn voor de bezoekers. Verder moet de wachtruimte niet aan een looproute liggen. Kies bij de inrichting voor comfortabel meubilair. Dat meubilair mag best een beetje opvallend zijn, het geeft tenslotte een eerste indruk van jouw bedrijf.
Ruimtebezetting
Voor medewerkers is het belangrijk dat ze op het juiste tijdstip gebruik kunnen maken van een gedeelde ruimte. Niets is vervelender dan zoeken naar een lege vergaderruimte, of moeten wachten tot er een ruimte beschikbaar komt.
Met planningstools kunnen medewerkers heel gemakkelijk vergader- of telefoonruimtes reserveren. Zo wordt er niet onnodig veel tijd besteed aan zoeken en ontstaat er geen frustratie tijdens het zoeken van een lege ruimte. Er zijn verschillende manieren om met planningstools te werken, zoals:
Planningspanelen met rode en groene lampjes op de vergaderruimte, die de beschikbaarheid aangeven.
Een online boekingssysteem waarmee vergaderruimtes gereserveerd kunnen worden.
Als er hybride gewerkt wordt, dan is het ook nodig om in vergaderruimtes te werken met een videoscherm en bijbehorende apparatuur waarmee collega’s op afstand mee kunnen vergaderen.
Kantoor inrichten met Planeka
Bij het ontwerpen van kantoren houdt Planeka rekening met ruimteplanning. Zo zorgen we ervoor dat elke vierkante meter kantoorruimte goed benut wordt, ook als er regelmatig hybride gewerkt wordt.
Wij kunnen de complete verbouwing, renovatie of kantoorinrichting verzorgen, zodat je maar met één partij te maken hebt. Meer weten over kantoorverbouwing of -renovatie? Neem dan contact op, of vraag geheel vrijblijvend een offerte aan.